Pplanificacion Y Control De Poryectos

3.0 PLANIFICACION Y CONTROL DE PROYECTOS

3.1 METODOLOGIA DE LA PLANEACION DE PROYECTOS

 Planeación de actividades

 Planeación de recursos

 Planeación de costos

 Planeación de calidad

 Planeación organizacional

3.1.1 PLANEACION DE ACTIVIDADES

La determinación de las actividades que producirán los entregables del proyecto, marcan el inicio para la creación del plan, ya que se representa en elementos administrables que permitan estimar el tiempo, los costos, asignar responsables y analizar el riesgo.

Estos elementos constituyen a su vez, una forma de revisar el avance del proyecto a medida que se desarrolla y permiten al administrador de proyecto realizar acciones para el logro de los objetivos.

La estructura de descomposición del trabajo -WBS, por sus siglas en inglés Work breakdown Structure- presenta en forma gráfica las tareas que deben desarrollarse para producir los entregables del proyecto, sus características son:

• Muestra pequeños elementos de trabajo que en conjunto representan todas las actividades del proyecto

• Es el mapa del proyecto para medir y controlar el desarrollo

• Se estructura en diferentes niveles de detalle

• Asegura:

• La identificación de todos los elementos del trabajo

• La integración del proyecto a la organización actual

• El establecimiento de las bases de control

Se representa en forma gráfica y sus elementos se codifican en alguna herramienta para la administración de proyectos, como el MS Project

La diferencia entre la descomposición en este proceso y la realizada durante el alcance reside en que se describen actividades y en la definición del alcance se describen entregables como elementos tangibles.

La WBS se utiliza como entrada para otros procesos, como:

• La definición de actividades

• La planeación de recursos

• La estimación de costos

• La presupuestación de costos

• La planeación de riesgos

Facilita la comunicación entre la gerencia del proyecto y los stakeholders, mostrando el alcance del proyecto, sus dependencias, riesgos y desempeño. Permite hacer reportes de avance y su estado de acuerdo a:

• Las fases del ciclo de vida

• Los entregables del proyecto

• Los paquetes de trabajo que agrupan tareas similares y a los que se les asigna un presupuesto

• Las comparaciones con situaciones pasadas representadas en las mismas estructuras

• Las comparaciones con perspectivas de costo, tiempo, riesgo, alcance y calidad en diferentes momentos del proyecto

Entregables del proyecto

Para realizar la descomposición de las tareas se utiliza un enfoque con niveles de descomposición, es decir, analizando de lo general a lo particular, colocando en el primer nivel los entregables de macro nivel identificados en el alcance del proyecto.

Una vez que se han establecido los entregables, cada uno de ellos puede descomponerse en nuevos entregables hasta llegar al nivel en el que la actividad es realizada por una sola persona ya que de esta manera se asignarán los recursos.

El último nivel de la descomposición es llamado actividad o tarea y en cada una de ellas se captura la siguiente información:

• Define el trabajo QUE

• Identifica el tiempo para terminar el trabajo CUANTO TIEMPO

• Identifica el presupuesto para completar el trabajo COSTO

• Establece los recursos necesarios CUANTO

• Asigna un responsable único QUIEN

• Asigna puntos de control para medir el avance

3.1.2 PLANEACION DE RECURSOS

• Determina qué recursos y en qué cantidad deben ser utilizados para realizar las actividades del proyecto.

• Los recursos pueden ser:

– Humanos: Personal cualificado o no cualificado.

– Materiales: Equipamiento, hardware, …

• La planificación de recursos está muy relacionada con la estimación de costes.

• Los elementos de entrada de este proceso son:

– la lista de actividades

– listado de recursos (potencialmente) disponibles

• Como salida se produce un documento de requisitos de recursos:

– Indica qué recursos son necesarios para cada actividad identificada (requisitos de recursos)

– Pueden ser asignados internamente o adquiridos externamente

– Resource Breakdown Structure: Estructura jerárquica de recursos por tipo y categoría.

3.1.3 PLANEACION DE COSTOS

Existen algunas compañías en las cuales los costos de la mano de obra son de mayor cuantía que los demás costos combinado, para ello son esenciales una planificación esencial y un control sistemático de la mano de obra. En la planificación y el control de los costos de la mano de obra se involucran a importantes y complejas áreas problema:

1.-Necesidades de personal

2.-Reclutamiento.

3.-Capacitacion y adiestramiento

4.-Descripcion y evaluación de puestos

5.-Medicion de desempeño

6.-Negociaciones con el sindicato

7.-Administración de sueldos y salarios.

Cada uno de ellos puede ser predominante en varias situaciones. Un programa integral de planificación y control de utilidades debe incorporar enfoques apropiados y aplicables a cada una de estas áreas. Este no puede resolver problemas esenciales de personal, pero dirige hacia ellos una cuidadosa consideración y ayuda a colocarlos en perspectiva.

La eficaz planeación de costos de mano de obra, a lo largo y a corto plazo beneficiaran tanto a la empresa como a sus empleados los costos del trabajo comprenden todos los desembolsos relacionados con los empleados: ejecutivos del nivel más alto, personal administrativo, del nivel medio, funcionarios de asesoría ("staff"), supervisores y trabajadores calificados.

Para planificar y controlar de una forma más efectiva los costos del trabajo de deben considerar en forma separada los diferentes tipos de estos.

3.1.4 PLANIFICACION DE LA CALIDAD

Es aquel proceso en el que se hacen las preparaciones para cumplir con las metas de calidad y cuyo resultado final es un proceso capaz de lograr las metas de calidad bajo las condiciones de operación. Son las actividades que establecen los objetivos y los requisitos para la calidad así como los requisitos para la aplicación de los elementos del sistema de la calidad.

Ésta

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