Propuesta De Mejoramiento En El Procedimiento De Control Y Manejo De Los Activos Fijos De La Empresa Alianza Grafica S.A

PROPUESTA DE MEJORA ALIANZA GRAFICA SA

 Propuesta De Mejoramiento En El Procedimiento De Control Y Manejo De Los Activos Fijos De La Empresa Alianza Grafica S.A

Jhon Jader Villegas Zapata

Dheyner Brufjolma Quiñones Quiñones

Proyecto De Grado Para Optar Al Titulo De Contaduría Pública

Profesor

Andrea Hurtado Ayala

Institución Universitaria Antonio José Camacho

Facultad De Ciencias Empresarias

Programa De Contaduría Pública

Santiago De Cali

 2021

Contenido

INTRODUCCION        3

1        PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA        4

1.1        Formulación del problema        7

2        OBJETIVOS        7

2.1        OBJETIVO GENERAL        7

2.2        OBJETIVOS ESPECIFICOS        7

3        JUSTIFICACION        7

Bibliografía        9

Propuesta De Mejoramiento En El Procedimiento De Control Y Manejo De Los Activos Fijos De La Empresa Alianza Grafica S.A Ubicada En La Zona Franca Permanente De Villa Rica Parque Sur

INTRODUCCION

La propuesta de mejoramiento del control y manejo de los activos fijos se desarrolla dentro de la empresa Alianza Grafica S.A. ubicada en la zona franca permanente de Villa Rica - Cauca. la presente investigación busca proponer un método claro y preciso que ayude a manejar los activos fijos. basados en los siguientes métodos; cuestionarios los mismos que permitirán tener una visión clara de la situación actual del control, para concluir con la emisión del informe que especifique sus áreas críticas en el desarrollo de las actividades, según el modelo de control empleado en la parte teórica se sugerirá alternativas que ayudaran a mantener y mejor el desarrollo de las operaciones de control.

El presente proyecto tiene como objetivo plasmar como propuesta el diseño de un Esquema de Control Interno para la Administración y Control de Activos Fijos, basado en un proceso integral y dinámico, que conlleve al manejo y uso de los recursos humanos, económicos y materiales, lo cual   permitirá analizar los diferentes componentes siendo estos el ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión de las funciones y responsabilidades que cada funcionario asume en la administración de activos. Además, constituyendo la manera de cómo se debe proceder cuando se realice una adquisición y su codificación, la baja, la toma del inventario físico, reposición de bienes sustraídos, traspaso, entrega y cambio de responsables de los bienes de propiedad de la compañía el mismo que se ha elaborado con apego a la normatividad vigente.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Alianza Grafica S.A nace como empresa el 01 de octubre del año 2001 con el propósito de convertirse en alternativa para las industrias consumidoras de empaques plegadizos, etiquetaría y material impreso en general, ubicadas en el sur occidente del país; y a mediano y largo plazo para empresas de todo el país y del exterior.

En la actualidad, desarrolla toda su actividad industrial en un área de 10.000 Mt2 ubicado en la Zona Franca Parque Industrial Parque Sur Km 24 en la Y de Villa Rica, en el Municipio de Villa Rica Cauca. Alianza Grafica S.A es una empresa especializada en la elaboración de estuches plegadizos y etiquetas, folletos, libros, revistas y todo lo relacionado con las artes gráficas en el sistema de impresión Offset con un alto nivel de calidad cumpliendo con los requisitos exigidos por las buenas prácticas de manufactura (GMP’S). Acorde con las tendencias globales de calidad, todos los procesos son rigurosamente controlados y verificados por personal competente bajo un sistema de gestión de calidad certificado por ICONTEC bajo la norma NTC ISO 9001:2008 que garantiza, de principio a fin, la calidad de los productos suministrados. El mercado de Artes gráficas actualmente presenta oferta a nivel nacional e internacional lo que lo hace altamente competido, esto, debido a los cambios tecnológicos, las nuevas culturas que está adoptando la sociedad y otros factores que han afectado dicho mercado. Internet es el factor que más ha afectado el mercado de artes gráficas ya que ha permitido que la industria editorial pierda dinamismo debido a la virtualización. Minimizando las oportunidades de negocio para dicho mercado. Según la revista Portafolio en su artículo “industria gráfica está cambiando su papel” el protagonismo de los libros y publicaciones periódicas lo ha tomado productos comerciales, empaques y etiquetas. La industria gráfica ha requerido una adaptación en sus productos volviéndose integrales en su línea de producción, involucrando la tecnología en su portafolio y generando valor agradado al producto final.

El activo fijo de una empresa está formado por todos los activos de la sociedad que no se hacen efectivos en un periodo superior a un año los cuales se deprecian periódicamente mediante proceso de línea recta en el programa que dispone la empresa para el manejo de estos. Existe una persona que crea cada uno de los activos en el módulo de información y asigna un responsable en la fase de la adquisición, sin embargo, si la información no llega a la persona encargada de hacerlo, esta asignación y la marcación, no serán posibles. atrás vez del tiempo la empresa ha ido creciendo por lo que ha sido necesario e indispensable comprar más activos; esto ha implicado la reasignación de usuarios responsables, labor que no ha sido realizado en su totalidad pues se encuentran activos asignados a personas que ya no laboran en la compañía, haciendo que a pesar de una asignación inicial no se conozca la verdadera ubicación de los bienes de la compañía, si no están o si fueron sustraídos, ni tampoco el responsable de estos. Existe, entonces una gran preocupación, ¿cómo tener la claridad y la certeza de la ubicación y el responsable de los activos?, ¿cómo saber si la persona a cargo del activo ya no labora en la empresa, debido a las fallas en la comunicación? Y ¿cómo garantizar que los activos se registren realmente como son, y no sean llevados por error al gasto, es decir que al momento de capturar la compra no se reporte al responsable de actualización de los activos fijos y se contabilice de manera inadecuada o viceversa, que se pretenda registrar un activo, cuando no cumple las características de definición de estos? Este tipo de interrogantes es lo que crea la necesidad de establecer un procedimiento de control que mejore sustancialmente la situación de los activos y que brinde una guía para el seguimiento, verificación, asignación, y control de estos. La compañía está frente a un gran problema, que tiene solución, pero deben ser muy estrictos en el cumplimiento de las medidas de control interno para lograr que sea eficiente y permita obtener los resultados esperados, sin embargo, se podría presentar poca aceptación a la propuesta de políticas y procedimientos que traería consigo un adecuado control interno.

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