QUE ES UNA HOJA DE TRABAJO

¿QUE ES UNA HOJA DE TRABAJO?

Son un medio mecánico, formas columnares que utilizan los contadores como un medio para organizar cómoda y ordenadamente, la información contable que se necesitará en la preparación de los asientos de ajustes, los estados periódicos y los asientos de cierre sumarian los datos que deben ser incluidos en los asientos de ajustes y cierre.

ESTRUCTURA DE UNA HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseñó, comprende varios pares de columnas que varían

Según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se dedique, por lo que generalmente se emplea el uso de

Hojas de contabilidad de doce (12) columnas. Para ejemplo ilustrativo nos referiremos a una hoja de trabajo sencilla de una

Empresa de servicios.

Este instrumento contable contiene, en primer lugar, un encabezamiento donde se indica:

1. Nombre de la Empresa.
2. El nombre expreso de “HOJA DE TRABAJO”.
3. El período del ciclo contable que cubre.

En segundo lugar, comprende su estructura columnar; esta parte está compuesta por:

• Una columna para escribir los títulos de las cuentas.
• Seis (6) pares de columnas con los siguientes encabezamientos:
• Balance de Comprobación.
• Ajustes.
• Balance de Comprobación Ajustado.
• Costo de Ventas.
• Estado de Ganancias y Pérdidas.
• Balance General.

HOJA DE TRABAJO - AJUSTES. 

La hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general. La hoja de trabajo es un documento importante pero no indispensable ni obligatorio, es un paso adicional dentro del ciclo contable.

Hoja de trabajo - Ajustes por inflación - A esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas vigentes

Hoja de trabajo - Balance ajustado - Para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así:

• Las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna según sea débito o crédito
• Las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.

Hoja de trabajo - Balance ajustado por inflación - En esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación, sumados de igual forma que la sección del balance ajustado.

Hoja de trabajo - Balance general - A esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial; además, la pérdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la sección ganancias y pérdidas. Al igual que las secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales.

Hoja de trabajo - Columna cuentas y codificación - Se registra ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor.

Hoja de trabajo - Ganancias y pérdidas - A la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de inventario periódico. Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.

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