Qué es la gestión documental

QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTALSe entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas paraadministrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación deinformación desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que yano sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios deracionalización y economía.Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" ofijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro,pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía eltamaño de los fondos documentales.Desarrollo de la gestión documentalDurante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores,archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, lascarpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde losaudiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permitenhacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediantesistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos,que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzandolos sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticosbenefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información sonlos expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel oelectrónico.El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandesbibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y laBritish Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos comoMARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después secomienza Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en laadministración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadoresde textos y otras aplicaciones ofimáticas, y y archiveros.En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde elsimple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemasinformáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papelo en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación delos expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros,enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizarbúsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugarBases de DatosLa aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno quetiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintosaspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de informaciónvaliosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en elque las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.

2. Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es cómo identificar losdocumentos dentro del entorno de la BD, saber qué parte del contenido constituye los documentos quese han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que unaBD simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está laopinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puedeconsiderar documentos de gestión.HardwareEscaneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, sontransformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a unservidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.SoftwareGestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que semaneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental, administración dearchivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.RedesPor medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores.Las

...