RESPUESTA AL CUESTIONARIO 9 ¿Qué se entiende por evidencia contable?

RESPUESTA AL CUESTIONARIO 9

1. ¿Qué se entiende por evidencia contable?

Es la prueba obtenida por cualquiera de los diversos medios empleados por el contador público en el curso de una auditoría.

2. ¿Cómo se describe la evidencia de una auditoría en la Revisoría Fiscal?

Todo documento que sirva de apoyo para el conocimiento, confrontación, verificación, etc., es una evidencia o un papel de trabajo; son conocidos también como cédulas o planillas de trabajo. En ellos el Revisor Fiscal describe y escribe su labor. Resumen desde la planeación, que abarca lo propuesto en la oferta de los servicios, si existiere, el programa general, los programas específicos, los niveles de riesgo y su desarrollo, hasta los informes o memorandos de instrucciones, de recomendaciones, atestaciones, certificaciones e informes finales.

3. Si no existiera la evidencia, ¿cómo comprobaría el Revisor Fiscal su diligencia en la obtención de la información que le ordena la Ley manifestar en sus informes?

Sobre tales papeles debe guardarse la más rigurosa confidencialidad, reserva que solamente es levantada por mandato de autoridad competente, voluntad del mismo Revisor Fiscal y el cliente (Asamblea), la cual debe ser conjunta y no individualizada; así se encuentra abreviado para los Contadores en general en los artículos 63 a 67 y 37.5 de la Ley 43 de 1990 y en el artículo 214 del Código de Comercio: “El revisor fiscal deberá guardar completa reserva sobre los actos o hechos de que tenga conocimiento en ejercicio de su cargo y solamente podrá comunicarlos o denunciarlos en la forma y casos previstos expresamente en las leyes.

4. ¿Cuáles son los requisitos que deben reunir las evidencias según el Código de Procedimiento Civil Colombiano?

• Válida (oponible a terceros). Es decir cierta, precisa, exacta, realizada por persona competente.

• Oportuna. Obtenida dentro del tiempo del examen o comprobación realizada y no posterior a él.

• Comprobable. Puede demostrarse y confirmarse lo afirmado.

• Apta. Es adecuada y relativa a lo que se pretende probar; preparada de manera suficiente y pertinente.

• Suficiente. Idónea, y bastante, para desestimar cualquier duda o negligencia sobre el informe.

• Autor conocido. No es viable el uso de anónimos o apócrifos. La responsabilidad y autoría deben ser verificables por documentos firmados o suscritos por la persona responsable de los mismos.

5. ¿Cuáles son y qué son los diversos tipos de evidencia o papeles de trabajo que debe tener en cuenta un Revisor Fiscal?

1. Documentos, papeles o cédulas permanentes; documentos, papeles o cédulas corrientes.

Programas generales, leyes, estatutos, escrituras, reglamentos, manuales, copias de actas, políticas contables, códigos de cuentas, evaluación permanente del control interno, etc.

Los corrientes representan los trabajos específicos efectuados en la ejecución del cumplimiento de cada una de las funciones que legal y estatutariamente debe cumplir: reconciliaciones, circularizaciones, confirmaciones, verificación de pólizas vigentes, cumplimiento obligaciones tributarias, parafiscales, aplicación de pruebas sustantivas, etc.

2. Planillas sumarias o de resumen; planillas auxiliares o de detalle.

Las planillas sumarias o de resumen se elaboran, como su nombre lo indica, resumiendo el trabajo realizado y los resúmenes parciales y totales.

Los trabajos específicos y detallados se registran en planillas auxiliares. Las planillas o cédulas sumarias se utilizan tanto para documentación permanente, como para auxiliares o de detalle.

6. ¿Cómo deben ser los procedimientos y las técnicas en la profesión contable?

En la profesión contable la técnica y el procedimiento son sinónimos, agregando como leve diferencia que la técnica es la ejecución y desarrollo del procedimiento, el cual resume el método y proceso que se aplicará para la obtención de la evidencia.

a) mediante memorandos que describen lo verificado o examinado y los cálculos realizados.

 b) mediante cuestionarios que son resueltos por el mismo Revisor con base en las respuestas obtenidas de las personas con quienes se ha interactuado para obtener la información.

 c) mediante diagramas de lujo que pormenorizan todos los procesos, procedimientos y operaciones examinadas.

No debe perderse de vista que es una obligación del Revisor Fiscal, como Contador Público, plasmar su actuar en documentos confidenciales, los cuales solamente serán revelados por mandato legal o por acuerdo con el fiscalizado en sus debidas oportunidades, y se hacen públicos cuando dictamina, atesta o emite opinión.

7. ¿Cómo puede ser obtenida la evidencia?

De mayor confiabilidad: aquella que se obtiene de fuentes ajenas al ente económico, como extractos bancarios, confirmaciones, etc.;

De menor confiabilidad: aquella que es obtenida dentro del mismo ente económico; aquella que es producida con un sistema de control interno débil por el criterio del Revisor Fiscal; la obtenida mediante un conocimiento indirecto, generalmente por confianza en otras personas como el Auditor Interno; la verbal.

8. ¿Por qué se afirma que el Revisor Fiscal es un trabajador cerebral y un ejecutivo intelectual que debe aportar a la comunidad siempre lo mejor de sí?

Generalmente el Revisor Fiscal desea que se le acepten sus conceptos y que se lleven a la acción, pero se encasilla en su oficina, donde se siente muchas veces el fiscal solitario, omnipotente; así lo miran también los funcionarios administrativos, porque esa es la imagen que releja; olvida que el éxito de sus apreciaciones radica en la aceptación, acogimiento y desarrollo, para lo cual nada más conveniente que una adecuada comunicación mediante el trabajo en equipo.

Es un ejecutivo empresarial, cuyo punto de mira es el cumplimiento del objeto social de ese ente económico del cual es parte activa, como órgano societario que es del mismo, por voluntad de la Ley y de sus propietarios. Por tanto, debe tener la suiciente entereza para innovar procedimientos y técnicas que no lo apeguen a reglas tradicionales, las cuales lo dejan relegado en el ostracismo inconveniente.

9. ¿Hay diferentes tipos de confiabilidad? ¿Cómo se explican?

Sí;  Los SOPORTES. Mediante documentos, que podrán consistir en cualquier medio auténtico, apto para ser consultado, conservado y reproducido, la Revisoría Fiscal dejará constancia de las labores adelantadas, de la evidencia obtenida de los juicios realizados para emitir sus informes. Para este efecto tendrá derecho, cuando lo considere pertinente, a que se le entregue copia, reproducción o trascripción de lo examinado. La documentación se preparará de acuerdo con las normas propias de la Revisoría Fiscal.

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