TEORIA DE LOS SISTEMAS

Titulo de la actividad: Teoría de los sistemas.

OBJETIVOS:

• Ejemplificar una empresa.

• Establecer qué tipo de sistema es la empresa.

• Fundamentos teóricos de los sistemas.

• Esquema de áreas funcionales de una empresa y su supra sistema.

• 10 habilidades que debe tener un Director de empresa.

• Definir 3 politicas de una empresa relacionadas con el área de Recursos Humanos.

• Desarrollar un procedimiento de una empresa.

Este ensayo pretende que al terminar de leerlo se tengo una visión más amplia del significado y la importancia que tienen los sistemas en las empresas.

Tipo de empresa a desarrollar: Empresa comercial, dedicada a la distribución de gas L.P.

Para comprender con mayor claridad el trabajo que se va a desarrollar es necesario comentar algunos puntos técnicos de la teoría de los sistemas.

El material didáctico de UNITEC, lo desarrolla así: “Las propiedades de los sistemas no pueden separar sus elementos, ya que la comprensión de un sistema se da solo cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes”.

Koontz/O’Donnell, en su libro la definen así: “El entero no es tan solo una suma de las partes, puesto que el sistema puede ser visualizado como una totalidad”

Los sistemas de acuerdo a sus características se clasifican en:

• Por el grado de interacción con otros sistemas en abiertos y cerrados.

• Por su composición material y objetiva en abstractos y concretos.

• Por su capacidad de respuesta en pasivos, activos y reactivos.

• Por su movilidad interna en estáticos, dinámicos, homeostáticos y probabilísticos.

• Por la predeterminación de su funcionamiento en determinanticos y dependientes.

• Por su grado de dependencia en independientes e interdependientes.

Los elementos de los sistemas son:

• Insumos o influjos. Abastecen al sistema de lo necesario para que cumpla su misión, ej. Capital, recurso humano, materia prima.

• Procesos. La transformación de los insumos de acuerdo con ciertos métodos propios, con sistemas que son subsistemas, ej. Producción, ventas….

• Productos. Es el resultado del proceso y, a su vez, es un insumo de otros sistemas. Ej. Empresas, clientes, etc.

• Retroalimentación. Recibir la evaluación o aceptación de los productos o servicios por el medio ambiente para corregir procesos. Se utilizan varias retroalimentaciones como auditorías externas, encuestas, análisis de quejas, etc...

Después de leer estos conceptos, considero que ya se tienen más elementos para comprender más claramente la empresa a desarrollar.

Como se comento al principio se trata de una empresa, cuya actividad principal es la distribución de gas L.P., cuenta con 1200 trabajadores, 4 plantas de distribución y 16 puntos de venta al menudeo, con una flotilla de 800 unidades de reparto.

La empresa se encuentra constituida de la siguiente manera:

• Dirección General.

• Cuatro grandes áreas, Administración, Ventas, Operaciones y Transporte.

• De cada una de estas 4 áreas, emanan a su vez otras sub-áreas y sub-procesos.

• De la integración de estos 3 puntos anteriores se forma el supra sistema de nuestra empresa.

A continuación enlistare cada una de las áreas y los sistemas (procesos) que forman parte de la empresa.

Dirección General.

• Sistema de objetivos, estrategias y previsión de insumos externos. Contempla la línea a seguir de toda la corporación, así como ser facilitador de los recursos para conseguir los objetivos trazados.

Las cuatro grandes áreas con sus procesos son:

• Dirección Comercial. Esta dirección marca la pauta de los objetivos de cuotas de ventas, se integra por 3 sistemas (procesos), que son:

1. Sistema de carburación. El proceso marca la forma y el fondo de cómo realizar la venta al público en general en los 16 puntos de venta.

2. Sistema de estacionario. El proceso marca la forma y el fondo de cómo realizar a domicilio la distribución y venta al público en general por medio de auto tanques transfiriendo el gas a tanques estacionarios.

3. Sistema de portátil. El proceso marca la forma y el fondo de cómo realizar a domicilio la distribución y venta al público en general por

4. medio de camiones cargados con cilindros, principalmente de 20 kg.

• Dirección de operaciones. Esta dirección se compone de un solo proceso que marca como debe ser la recepción y control de entradas de gas L.P. así como el suministro de gas L.P. a los sistemas de carburación, auto tanques y portátil.

• Dirección de transportes. Esta dirección se compone de un solo proceso que marca como debe ser los programas de suministro de gas L.P., control y operación de traslados de gas de las instalaciones de Pemex a los diferentes puntos de venta de la empresa, esto se realiza utilizando tracto camiones con su respectivo tanque de almacenamiento y captura y generación de descargas en cada punto de distribución de la empresa.

• Dirección de Administración y Finanzas. Esta dirección se compone de un solo proceso que marca como debe de planear, organizar, controlar y dirigir los diferentes procedimientos administrativos, planear los mejores canales para la comunicación entre las diferentes áreas de la empresa, asegurarse de la veracidad de la información en tiempo y forma para la oportuna toma de decisiones, participación activa en los cambios culturales y estructurales de la empresa y formas para el control total de todos los bienes propiedad de la empresa.

Estos son los sistemas-procesos que constituyen la empresa, de estos procesos se derivan otros subprocesos que marcan más a detalle alguna sub-área en específico y que a continuación enlisto.

1. Procedimiento de recursos humanos.

2. Procedimiento de compras

3. Procedimiento de control de salidas de gas L.P.

4. Procedimiento de control de recursos financieros.

5. Procedimientos de auditoría operativa.

6. Procedimiento de crédito y cobranza.

7. Procedimiento jurídico.

8. Procedimiento de sellos.

9. Procedimiento de prevención y solución de quejas.

10. Procedimiento de supervisión y vigilancia.

11. Procedimiento de auditoría interna.

El conjunto de sistemas y subsistemas es lo que se integraría como un supra sistema, que es lo que a continuación

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