UNIDAD DE CONTROL DE GESTION . OBSERVACIONES

UNIDAD DE CONTROL DE GESTION

OBSERVACIONES

La Unidad de Control de Gestión consigna una relación de observaciones, presentadas por el ciudadano Simón Azuaje, actual Director de la misma, habida cuenta de que, el director entrante para la fecha de cambio de gobierno, ciudadano Américo Sulbarán solo permaneció 30 días en el cargo, tiempo insuficiente para completar el lapso de 120 días hábiles para presentar las observaciones del funcionario saliente Dr. Luis Antonio Nava Puente, quien suscribió su acta en fecha 16-11-2017.

Mediante el presente informe se presentan las observaciones detectadas en lapso legal previsto en las Normas para Regular la Entrega de Órganos de la Administración Pública y de sus respectivas oficinas o Dependencias, dictadas por la Contraloría General de la Republica, en Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 39229, de fecha 28 de julio de 2009.

El acta  de entrega de fecha 16-11-2017 contiene lugar y fecha de suscripción, identificación del órgano y de quien entrega y de quien recibe, motivo de la entrega y su fundamento legal y la relación de anexos que acompañan el acta.

1.  En   la revisión del Acta de entrega en cuanto a los datos relacionados con la situación presupuestaria y financiera del órgano, se llevó a cabo la revisión del Anexo 1, detectando las siguientes observaciones:

• Reflejan déficit de recursos presupuestarios y financieros para Gastos de Funcionamiento y de inversión, situación que viene incidiendo de manera directa en la ejecución física del Plan Operativo Anual Ejercicio económico financiero 2017, hecho que ha incidido en la consecución de los meta productos (incumplimiento de metas propuestas) a la fecha de corte de las actas de entrega, así como, en la gestión desatendida llevada a cabo en la administración del recurso humano, en el deficiente mantenimiento de las instalaciones físicas de la institución, de los equipos técnicos y del mobiliario adscrito al órgano.

• En el acta de entrega del Dr. Luis Antonio Nava Puente (16-11-2017) se detectó la existencia de un saldo negativo (Bs. – 10.060,00), en el reporte del Libro de Ejecución Financiera en el Acta de Entrega del Dr. Puente, específicamente en la partida “Imprenta y Reproducción”, detectándose igualmente dicho error en el referido libro (en digital), situación que se presentó producto de un error en el registro de operaciones financieras realizadas.

1.  En la constatación del acta de entrega en cuanto a los datos referentes al número de cargos existentes en la Unidad de Control de Gestión a la fecha del Acta de Entrega del Dr. Luis Antonio Nava Puente (16-11-2017), se pudo detectar las siguientes observaciones;

• Reflejaron en el acta del Dr. Luis Antonio Nava Puente (16-11-2017) el Registro de Asignación de Cargos (RAC) inicial, el cual no se corresponde con el Manual de Organización de la Unidad de Control de Gestión (aprobado y publicado en Gaceta Oficial del Estado Mérida del año 2010). Además, reportaron en el mismo 05 cargos, 99 de libre nombramiento y remoción, de los cuales 02 se reflejan como vacantes que para el momento del Acta estaban siendo ocupados por dos funcionarias de carrera de la UCG en situación de encargadas. Igualmente reflejaron 13 cargos fijos de los cuales 08 estaban ocupados y 05 se encontraban vacantes; datos que no coinciden con lo reportado en la relación del personal adscrito al órgano anexa en el Acta, evidenciándose que la institución, para el momento no contaba en sus controles internos de recurso humano, con el RAC actualizado a la fecha, ni con una data confiable de nómina de personal.

Además se reporta una nómina de personal de 32 funcionarios: 28 empleados y 04 obreros, de los cuales 31 son fijos y 01 contratado; al respecto es de acotar que 14 del referido personal fijo entraron mediante concurso realizado en la Gobernación Bolivariana del Estado Mérida en Septiembre del 2017, tal como consta en los nombramientos como personal fijo anexos al expediente del personal, resguardados en la Coordinación General de la Unidad de Control de Gestión.

Igualmente, se pudo detectar que el único personal contratado para la fecha de corte del acta de entra era el funcionario Ing. Mervin Bermúdez, de quien no reposa en su expediente el contrato de servicio correspondiente al ejercicio económico financiero 2017, sino únicamente el contrato suscrito en el año 2016. Al respecto se realizó un seguimiento ante la Dirección Estatal del Poder Popular de Recursos Humanos, constatándose que al referido funcionario no se le suscribió de manera oportuna su respectivo contrato de servicio para el año 2017, aun cuando el mismo venia devengando regularmente su salario, aunado a los anterior, se constató en los archivos de la UCG que este funcionario vienen cumpliendo con el trabajo asignado, de hecho era al responsable directo de la ejecución de meta producto Nº 8 “Acompañamientos técnicos realizados a los usuarios adscritos a la Gobernación del Estado Bolivariano de Mérida en la aplicación de medidas de ahorro energético”, establecido por el Plan Operativo Anual 2017, tal como consta en los respectivos medios de verificación que soportan la ejecución del POA.

• Los expedientes auxiliares del personal que se manejan como controles internos en la Coordinación General de la UCG, fueron consultados para realizar el seguimiento a varios funcionarios, los cuales carecen de alguna documentación, como ficha del empleado, currículo, planilla de solicitud de vacaciones de algunos periodos, permisos, reposos médicos, entre otros documentos de interés, situación que incide el debido control del recurso humano

• Deficiencias detectadas en la verificación de los datos del Acta de Entre del Dr. Nava Puente (16/11/2017), en el  otorgamiento, control y seguimiento de las Comisiones de Servicio, Permisos No Remunerados y Permisos Remunerados, evidenciándose:

• La funcionaria Nahir Figueroa titular de la cédula de identidad Nº V-.10.713.327, en el cargo fijo de Analista de Presupuesto PIII, fue reportada en el Acta de Entrega como enviada en Comisión de Servicio, se hizo el respectivo seguimiento detectándose que primero para el IAHULA 2016-2017, seguido en junio 2017 le aprobaron una segunda comisión para TROMERCA y en septiembre 2017 nuevamente le aprobar una tercera comisión para CORPOSALUD, según copia fotostática en expediente interno de personal de la UCG, actos administrativos realizados omitiendo los debidos canales regulares, es decir, la autorización formal por parte del Jefe de la Unidad de Control de Gestión, es el caso que se evidencia que en tan corto tiempo se le otorgaron tres comisiones de servicio de manera consecutiva.

• La funcionaria Geraldine García, titular de la cédula de identidad Nº V- 9.343.950, en el cargo fijo de Analista de Presupuesto III, fue reportada en el Acta de Entrega como Permiso No Remunerado, se realizó el respectivo seguimiento detectándose que la misma se encontraba laborando en la empresa Aceites Diana, ubicada en la ciudad de Valencia del Estado Carabobo, según copia fotostática de oficio en expediente interno de personal de la UCG, donde anterior al permiso concedido estuvo en comisión de servicio, constatándose con esta situación igualmente la omisión de los debidos canales regulares,  es decir la autorización formal por  parte del Jefe de la UCG.

• La funcionaria Libia Andreina Rivera Sánchez, titular de la cedula de identidad Nº V- 16.657.742, en el cargo de Contador I, se encontraba bajo una suspensión de contrato, laborando en la Fundación Periódico de Mérida, sin embargo la adjudicaron cargo fijo en el concurso realizado en septiembre de  2017 por la Gobernación del Estado Mérida, a través de la Dirección Estadal del Poder Popular de Recursos Humanos y seguidamente solicito ante esa Dirección un permiso no remunerado, sin embargo, producto del Decreto emitido por el Gobernados se reincorporo parcialmente a las labores de la UCG.

• La funcionaria Angélica María Molina Peña, titular de la cedula de identidad Nº V- 19.593.490, en el cardo de Operador de Equipos de Computación BI, quien para el momento del acta de entrega se encontraba de vacaciones y no se reincorporo formalmente a sus labores de trabajo, seguidamente presento copia fotostática de Certificado de Incapacidad Temporal, emitido por el IVSS, al respecto es de resaltar que en este caso de realizó seguimiento, detentándose a través del Libro de Control de Asistencia de la UCG, que la mencionada funcionaria lleva varios días de ausencia laboral, es decir, no aparece firmando la hora de entrada y salida en varias jornadas laborales, además, que la misma no tenía funciones ni puesto de trabajo fijo, en virtud a las constantes ausencias laborales en la institución.

• El funcionario José I. Tovitto P, titular de la cédula de identidad Nº 12.799.981 en el cargo de Abogado PI, quien se encontraba para el momento del acta de entrega de reposo médico en proceso de convalidación ante el IVSS, y del mismo, no se tenía conocimiento para la fecha, lo cual evidencia la falta de control y seguimiento interno en el área.

1. En la revisión del Inventario de Bienes Muebles de la Unidad de Control de Gestión a la fecha de corte (09/11/2017) del acta de entrega del Dr. Luis Antonio Nava Puente, se detectaron las siguientes observaciones:

• Según acta de entrega emitida por el Dr. Luis Antonio Nava Puente de fecha 16-11-2017, este reporta en la misma el estatus del bien mueble, Vehículo Marca Ford,  Año 2007, Placa BBR-65X,  color beige, serial de carrocería 8AFFZZFH A7J003077, Serial de motor 7JD003077, asignado al Inventario de Bienes Muebles de la Unidad de Control de Gestión en fecha 29/10/2013, el cual se encuentra inoperativo(por falta de batería, de 2 cauchos, rines, tuercas y por desperfectos en el rodamiento del compresor del aire acondicionado, resguardado en el estacionamiento de las instalaciones de la institución, ubicada en edificio antiguas Residencias Aguas Blancas.  Al respecto, es importante resaltar, que en fecha 06/11/2017, se levantó acta, motivada al hurto de 2 cauchos con sus rines y tuercas del lado derecho del referido vehículo, así mismo, se realizó la respectiva denuncia ante el Cuerpo de Investigaciones Científicas, Penales y Criminalísticas (CICPC), según comprobante reporte de sistema Nª K-17-0262-03022, de fecha martes 07/11/2017 emitido por la Subdelegación Mérida tipo A, Estado Mérida.

La situación antes planteada, igualmente la reiteró Américo Sulbarán en su Acta de Entrega de fecha 22-01-2017

• Situación reflejada por Américo Sulbarán en su acta de entrega de fecha 23-01-2017, “Inconsistencia de lo reportado en el Inventario de Bienes Muebles consignado en el Acta de Entrega del Dr. Luis Antonio Nava Puente de fecha 16-11-2017, con los constatado en las instalaciones de la UCG, al respecto se evidenció la ausencia en físico de dos bienes muebles: 01 Port Nway Switch de 8 puertos, serial 10178040708699 ENH908-NWY Advance Micro Devices Inc, identificado con el código 213UCG38, así como también el bien mueble Router Tarvos 300NXTT Solution, serial 2304U3130604 231 30, identificado con el código 213UCG404, ambos presuntamente se encontraban ubicados físicamente en las instalaciones de la UCG en el closet 8, el caso es que en fecha 20/11/2017 a las 9.00 a.m., se procedió a realizar el cotejo del inventario de bienes muebles que reposa en el referido closet y el personal encargado de esta actividad al iniciar su labor se percató que la cerradura del mismo había sido violentada y que además los referidos bienes  no se encontraban en el sitio puesto que habían sido sustraídos, levantándose un acta de tal situación.

• Se  verificó en físico en las instalaciones de la UCG que algunos bienes, reportados en el inventario de bienes consignado en el acta de entrega del Dr. Luis Antonio Nava Puente, se encuentran inoperativos, debido a la falta de mantenimiento oportuno, de hecho el citado ciudadano en su acta de entrega hace mención que el bien mueble Fotocopiadora Monocromática Multifuncional Konica Minolta, serial Nº 311219987, BIZHUB-250, al momento de su entrega se encuentra inoperativa.

• Se constató la carencia de cinco (05) baterías UPS APC2200, las cuales se requieren para el normal funcionamiento de la plataforma de los servidores, siendo esta herramienta insumo esencial en el proceso de intercambio y análisis de información interna, así como la UCG y los órganos y entes adscritos a la Gobernación del Estado Bolivariano de Mérida, tal como lo menciona el Dr. Luis Antonio Nava Puente en su acta de entrega de fecha 16/11/2017

1. En la revisión del acta de entrega el estatus del Plan Operativo Anual POA de la Unidad de Control de Gestión, correspondiente al Ejercicio Financiero 2017, se evidencio lo siguiente:

•  El reporte de la ejecución física acumulado del Plan Operativo Anual 207, consignado en el acta de entrega del Dr. Luis Antonio Nava Puente con fecha de corte 09/11/2017, reflejan incumplimiento de metas en 06 de los productos metas planteados en el POA, detectándose:

• 05 meta productos se ubicaron entre 50 y 100 %
• 01 meta producto planificado no se ejecutó.

Situación presentada producto del déficit de recursos presupuestarios y financieros, así como por la falta de seguimiento por parte del nivel estratégico y decisorio de la institución

1. En la revisión del acta  en relación al índice general del archivo de la Unidad de Control de Gestión, entre otra información y documentación anexa, se constató lo siguiente:

• En las instalaciones de la Unidad de Control de Gestión, específicamente en el archivo general reposa información correspondiente a los ejercicios financieros 2011 y 2012, pendientes por remitir a la Dirección del Poder Popular del Archivo General del Estado Mérida, lo cual ni se reportó acta de entrega.
• Según acta de  entrega del Dr. Luis Antonio Nava Puente de fecha 16/11/2017, se pudo conocer la existencia en ejecución del Proyecto “Desarrollo de Nuevas Funcionalidades para el Sistema de Gestión de Proyectos del Plan de Inversión de las Entidades Político Territoriales” el cual se encuentra en desarrollo con financiamiento del Fondo de Compensación Interterritorial (FCI) del Consejo Federal de Gobierno, a través de la Asociación Cooperativa HOATZIN de Base Tecnológica RL (Rif. J40140978-4), siendo la Unidad de Control de Gestión, adscrita a la Gobernación del Estado Bolivariano de Mérida el caso de estudio, tomando como referencia los procesos de seguimiento, control y evaluación llevados a cabo por la misma para tal efecto. Al respecto, es importante destacar que se evidenció su ejecución, sin embargo de detectó que no existe convenio, alianza estratégica o cualquier documento legal donde conste bajo que pautas o normas la Unidad de Control de Gestión asumió la responsabilidad para el desarrollo del referido proyecto.

1. Se evidencio al momento de comparar la estructura organizativa de la UCG con el RAC, la falta de actualización del Manual Administrativo de Organización, así como y tanto el funcionamiento organizacional, como los procesos administrativos que llevan a cabo, no se corresponde en su totalidad a los establecido en los referidos manuales administrativos.

1. Se detectaron deficiencias en las instalaciones físicas de la UCG, las cuales presentan deterioro en alguna de sus áreas (pintura de paredes, sistema eléctrico, cerraduras y vidrios de puertas.

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