Un Nuevos Sistema De Computación

CASO: UN NUEVO SISTEMA DE COMPUTACIÓN

La directiva de una pequeña compañía de seguros está estudiando una propuesta para instalar un sistema de computación destinado al procesamiento automatizado de toda su información. Luis Pérez, adjunto a la presidencia, es quien ha presentado la propuesta. Pérez ha estado analizando la factibilidad de dicho sistema, luego de que un consultor de empresas recomendara una total revisión de los puestos de trabajo de la compañía.

El citado consultor había sido contratado por la compañía para diagnosticar las causas del elevado ausentismo laboral y la considerable rotación de personal que venía dándose en ella. Después de analizar la situación y hablar con distintos grupos de empleados, el consultor recomendó que la estructura de la organización pasase de una base funcional a otra de cliente. Dicho cambio en la estructura departamental permitiría que la dirección de la compañía rediseñara sus puestos de trabajo de forma que se redujera el costo de los recursos humanos necesarios para realizar tareas muy especializadas.

La actual organización de la empresa incluye departamentos independientes para la emisión de pólizas, el cobro de las primas, los cambios de beneficiarios y el procesamiento de las solicitudes de créditos. Los empleados que prestaban sus servicios en dichos departamentos se quejaban de que su trabajo era aburrido, poco importante y monótono. También habían manifestado que la única razón por la que seguían trabajando en la compañía era porque les gustaba su clima de pequeña empresa. Sentían que la dirección estaba realmente interesada por su bienestar, pero el carácter trivial de su trabajo contradecía esa sensación. Un empleado dijo: “Esta compañía es tan pequeña que permite que nos conozcamos casi todos los que trabajamos en ella, cosa que nos agrada mucho, pero mi trabajo es tan aburrido que a veces me pregunto si realmente soy necesario.” Este y otros comentarios parecidos llevaron a que el citado consultor pensara que había que modificar los puestos de trabajo para conseguir una mayor motivación entre todos los empleados. Admitiendo que la estructura de la organización limitaba las posibilidades de rediseño, recomendó que la compañía modificara su estructura departamental, pasando de un esquema básicamente basado en funciones, a un esquema basado en el cliente. En esta estructura, cada empleado intervendrá en todas las transacciones de un determinado asegurado y probablemente su motivación y compromiso con la organización aumentarían.

Cuando el consultor presentó su informe a los miembros del personal ejecutivo, éstos se mostraron muy interesados en sus recomendaciones. De hecho, todos se mostraron muy interesados en sus recomendaciones. De hecho, todos se mostraron de acuerdo en que tenían fundamento, aunque subrayando que una pequeña empresa debe prestar especial atención a la eficiencia y eficacia en el manejo de sus transacciones. La base funcional permitía que la organización lograra el grado de especialización necesario para operar con eficiencia y eficacia. El gerente de operaciones internas indicó: “Si prescindimos de la especialización, bajará nuestra eficiencia y eficacia porque perderemos las ventajas de realizar un esfuerzo especializado. La única forma en que podríamos justificar el rediseño de los puestos de trabajo que sugiere el consultor es si mantuviéramos nuestra actual eficiencia y eficacia; de no ser así, no habrá puestos que rediseñar porque tendremos que cerrar.”

El gerente de operaciones internas explicó al personal ejecutivo que, a pesar del excesivo ausentismo y de la fuerte rotación de personal, él conseguía que la productividad se mantuviera en niveles aceptables. El escaso alcance y profundidad de los puestos de trabajo reducía al mínimo el tiempo necesario para preparar a un nuevo empleado, lo cual permitía además contratar personal temporal en las épocas de mayor trabajo o si algún empleado no acudía a trabajar. Además dijo: “Modificar el trabajo que hace nuestra gente significa que deberemos también cambiar el que realizan nuestros directivos, que son expertos en sus campos funcionales, pero a quienes nunca hemos tratado de preparar para que supervisen más de dos operaciones.”

El personal ejecutivo entendía mayoritariamente que había que tomarse muy en serio las recomendaciones del consultor. De esta forma designó a Luis Pérez para que evaluara las posibilidades de la automatización de toda la información a través de la instalación de un sistema de computación (SCA) para lograr la eficiencia operativa, junto al rediseño de los puestos de trabajo. Pérez finalizó su estudio y presentó su informe al personal ejecutivo.

“La conclusión es que el SCA nos permitirá mantener nuestra actual eficiencia, pero el rediseño de los puestos de trabajo no nos llevará a obtener mayores beneficios. Si mi análisis es correcto deberemos absorber el costo del equipo con nuestros beneficios, ya que no se producirían economías en los costos. De forma que todo se reduce a decidir qué precio queremos y podemos pagar para mejorar el nivel de satisfacción de nuestros empleados.”

Actividad

Realice un análisis a la actividad realizada por la empresa en esta situación. Destaque los aciertos y desaciertos, las fortalezas y debilidades de la propuesta.

Identifique los tipos de cambio, actores del cambio que actúan en el caso y las herramientas de administración del cambio que requieren mejorarse.

De acuerdo a lo leído y analizado según el caso de la compañía de seguros, la conclusión del señor Luis Pérez es la más adecuada para la implementación del nuevo sistema de computación destinado al procesamiento automatizado de toda la información (SCA) porque mantiene la eficiencia y eficacia

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