Manual

I. Objetivo.

Definir el proceso de inactivación de productos que pertenecen al portafolio activo y que han Completado su ciclo de vida en Almacenes Corona S.A.

II. Alcance.

Es responsabilidad de los analistas comerciales realizar periódicamente el proceso de inactivación  de acuerdo a los parámetros definidos por la Gerencia Comercial y/o General, como  apoyo en la consolidación, vitalidad del portafolio y oferta de innovación en productos que se ofrece a nuestros clientes.

Siendo nuestros productos, uno de los principales componentes de la empresa, el proceso de inactivación afecta a todos los cargos dentro de la misma, principalmente a las áreas comercial, logística, y operaciones quienes tienen mayor contacto frente al manejo de las referencias dentro del sistema.

III. Definiciones. 

Referencia ò SKU (Stock Keeping Unit):

Código único asignado a un producto o servicio dentro del portafolio de Almacenes Corona, no siempre se asocian con ítem físico, también se pueden referir a cargos facturables o contables como: garantías, cargos de envío, instalación de productos, entre otros.

UBN:

Unidad Básica de Negocio.

Estado:

Es la situación en la que se encuentra una referencia dentro del sistema, este puede ser activo o inactivo.

DOSI-Y:

Prefijos que hacen referencia a la clasificación comercial de un SKU teniendo en cuenta su ciclo de vida,  cada una de estos prefijos define el  nivel  de culminación del mismo así:

• D: referencia Descontinuada.
• O: referencia Obsoleta.
• S: referencia de Saldos.
• I: referencia inactiva.
• Y: referencia próxima a descontinuar.

Pendientes:

Transacciones que se encuentran sin terminar o concluir dentro del sistema y que no permiten el cambio de estado de las referencias

Depuración:

Eliminación o finalización de los pendientes.

IV. Criterios.

• Se realizara el proceso de inactivación de referencias para mantener la vitalidad de la oferta que ofrecemos a nuestros clientes además de reducir el número de SKU`s activas en el sistema, conservando un portafolio eficaz y eficiente.
• El proceso de inactivación se realizara periódicamente según necesidades de la compañía, no siendo estos periodos mayores a un mes (días calendario).
• Se realizara la inactivación de referencias  que no sean DOSI-Y  únicamente con la autorización del gerente y/o coordinador de la respectiva UBN de la gerencia comercial.
• Es responsabilidad de las áreas de tecnología, operaciones y logística apoyar con la gestión de los pendientes que se generen al realizar la inactivación de referencias, no siendo su respuesta  superior  a 15 días calendario.

V. Contenido.

Proceso especificado y definido incluye diagrama de flujo de procesos.

1. Se debe generar el listado completo de las referencias que se encuentran activas dentro del portafolio.
2. Se realiza el filtro de las referencias activas y se escogen únicamente las referencias que contengan los prefijos D, O, S, I, Y y C; si existe alguna solicitud especial para la inactivación de referencias por parte de las gerentes o Coordinadores de las distintas UBN, estas se deberán incluir en el listado.
3. Se validan las referencias preseleccionadas contra inventario nacional y se seleccionan solamente las referencias que no posean cantidades dentro del kardex a nivel nacional es decir su inventario dentro de la compañía se encuentre en CEROS (0); si de las referencias escogidas  presentan disponibilidad o cantidades en el inventario, estas referencias deberán ser retiradas del proceso y se deberán tener en cuenta para la siguiente programación del mismo ( en el caso de referencias especiales solicitadas por las UBN).
4. Cuando se tiene el listado filtrado de las referencias a inactivar, se cargara esta información en el sistema y se ejecutara según el proceso que se encuentre en vigencia de acuerdo al software  implementado por la compañía (ver anexo).
5. Cuando el proceso en el software haya terminado, se confrontara la información cargada Vs la ejecutada, evidenciando si el proceso culmino exitosamente o por el contrario quedaron referencias sin inactivar, en este caso se deberá generar reporte de los motivos por los cuales el sistema no realizo la inactivación; se reportaran a las respectivas UBN las referencias que si se inactivaron.
6. Los pendientes que se generen en el reporte del proceso de inactivación se clasificaran por fecha y transacción para ser separados y enviados a las respectivas áreas encargadas de realizar las depuraciones necesarias dentro del sistema:

• Transacciones con pendientes de fechas inferiores o iguales a 31 de diciembre de 2012 se enviaran al área de tecnología.
• Pendientes correspondientes a devolución en compras, órdenes de compra, recepción de mercancía y solicitud de compras, con fecha superior o igual al 01 de enero de 2013  y menor a 30 días calendario de la fecha de ejecución del proceso, deberán ser enviados al área de Logistica (abastecimiento y operaciones).
• Los pendientes correspondientes a cotizaciones y pedidos, con fecha superior o igual al 01 de enero de 2013  y menor a 30 días calendario de la fecha de ejecución del proceso, deberán ser enviados al área de operaciones  (Gerente y jefes de operaciones).

1. Se realizara seguimiento semanal  por parte del analista comercial  a las distintas áreas del estatus de solución y depuración de los pendientes enviados.
2. Confirmada la depuración de los pendientes por parte de las áreas de tecnología, Logistica y operaciones, se realizara nuevamente el proceso de inactivación desde el primer paso.

VI. Anexos.

Proceso de cambio de estado en people 9.1

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