Administracion Documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administración Documental, como su nombre lo indica es la gestión y organización de los documentos por una empresa o persona natural con el objetivo de mantenerlos de una forma organizada, tener acceso a estos en cualquier momento en el cual se requieran de manera fácil y rápida, guardar un registro histórico y así mismo deshacerse de los que ya no tienen ningún tipo de uso ni lo van a tener, colaborando con el medio ambiente. Para cumplir estos objetivos, las empresas (especialmente las Entidades Públicas) cuentan con un riguroso marco jurídico de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final. Se podría decir que casi desde que nació la escritura nació esta clase de gestión, se requiere tener una organización de todos los documentos producidos debido a la gran cantidad de estos, de ahí la importancia de la Administración Documental, ya que sin ella todas las organizaciones serian un caos en cuanto al manejo de la información y no habría ninguna clase de registro de documentos históricos que hoy en día nos sirven de tanto para nuestro desarrollo social, económico, cultural y hasta tecnológico. Otro factor por el cual la Administración Documental juega un papel importante dentro de la empresa es por que estos documentos tienen gran relevancia en la toma de decisiones basadas en antecedentes, citando un caso podemos mencionar los archivos de la parte de contabilidad los cuales son determinantes para el futuro de la empresa.

Papel del administrador documental.

El administrador documental se encarga de producir, organizar, guardar y prescindir en el momento en que lo vea necesario de los documentos de uno o todos los departamentos de la empresa, facilitándole a esta el manejo de la información y dando fácil acceso a esta en cuando la empresa lo requiera siguiendo las pautas establecidas por la ley, o, en su defecto por la misma organización o empresa.

Personalmente pienso que la Administración Documental que se ha venido dejando en el olvido a pesar de su evidente importancia dentro de la empresa, aunque la mayoría de las empresas medianas y grandes cuentan con este servicio, nunca se habla de el ni se le tiene en cuenta a la hora de globalizar el concepto de “empresa”, así que se debería dar un énfasis mas profundo a esta parte de la organización de una empresa.

Administración de documentos

Archivo es el depósito donde se guardan organizada, y ordenadamente, los testimonios escritos, gráficos o audiovisuales, producidos por cualquier institución pública o privada, conservados con el doble fin de garantizar los

servicios de los administrados y de servir de fuentes para la investigación.

No hay acción alguna en la Administración pública o privada que no produzca un documento o no sea producto de un documento que se asienta siempre sobre un soporte material (papel, disco magnético, película, video, etcétera). Actualmente, debido al crecimiento en la estructura y funciones de la administración pública y privada, pero sobre todo, a la rápida introducción de las modernas tecnologías de producción y reproducción masiva de documentos, tuvo lugar un fenómeno de grandes consecuencias para los archivos: la explosión documental.

Por ello, un factor inequívoco de la calidad de una Administración es la calidad de sus archivos, pues éstos son la expresión material más clara y el más firme sustento de su actuación;

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