Herramientas Administrativas

El diagrama de afinidad es la más innovadora de las siete herramientas de gestión, creado por el antropólogo japonés Kawakita Jiro en la década de 1960.

El Diagrama de Afinidad, es una herramienta que sintetiza un conjunto de datos verbales (ideas, opiniones, temas, expresiones,…) agrupándolos en función de la relación que tienen entre sí. Se basa en el principio de que muchos de estos datos verbales son afines, por lo que pueden reunirse bajo unas pocas ideas generales.

Funciona mediante la estructuración jerárquica de la información disponible. Por lo tanto resulta útil para:

• Centrar un problema poco definido.

⇒ Sintetizar y organizar ideas.

• Proporcionar la estructura de los factores que afectan al problema.

⇒ Factores que le afectan.

⇒ Posibles causas.

• Descubrir otros problemas subyacentes

Como resultado del diagrama de afinidad no se obtiene normalmente “la solución” del problema, pero aumenta mucho el grado de conocimiento del mismo, de los factores que en él inciden y de las posibles causas que lo originan, de modo que es posible continuar con alguna otra de las herramientas restantes.

La aplicación del diagrama de afinidad está indicada cuando: Se quiere organizar un conjunto amplio de datos, se pretende abordar un problema de manera directa, el tema sobre el que se quiere trabajar es complejo o es necesario el consenso del grupo.

1.1.2 Aplicación del diagrama de afinidad

Para aplicar la técnica del diagrama de afinidad es preciso contar con el siguiente material:

• Tarjetas tamaño A6 aproximadamente, cinta adhesiva ( o bien post-it).

• Clips o sobres.

• Un tablero grande en el que sea posible escribir y adherir las tarjetas.

1.1.3 Elaboración del diagrama de afinidad

Genéricamente los pasos para su desarrollo en un grupo de trabajo, en caso de no contar con datos verbales previos, son:

1. Determinar la pregunta enfoque.

El facilitador explica en qué va a consistir la reunión, de qué fases consta y qué se espera de los participantes. El tema a analizar se expone en forma de pregunta. Ésta debe estar presentada en lugar visible durante el tiempo de aplicación de la técnica.

2. Generación silenciosa de ideas

Cada miembro del grupo expresa sus ideas en tarjetas de 14,8 x 21 cm. de tamaño, a razón de una idea por cada tarjeta. Se concede un tiempo de 5 a 10 minutos. Los participantes no deben comunicarse entre sí.

3. Exposición de ideas

Finalizado el tiempo concedido para la generación de ideas, el facilitador procede a retirar las tarjetas escritas por los participantes y mezclarlas entre sí para que éstas sean expuestas aleatoriamente.

4. Agrupación de ideas

A continuación

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