Planeación de presupuesto.

Planeación de presupuesto

Definición de presupuesto

Toda organización necesita poner en claro sus prioridades, evaluar la consecución de sus objetivos, así como también, planificar su futuro.  En resumen, requiere de una herramienta del que pueda valerse para dirigir con facilidad sus operaciones.  (Mailmax, 2007).  Para esto, el presupuesto constituye el medio eficaz para lograrlo.

Un presupuesto se define como un plan de operaciones y recursos de una empresa, expresado en términos financieros, y formulado para el logro de los objetivos propuestos en un cierto periodo.  En otras palabras, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces. (Emprende Pyme, 2010)

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Figura 1.  Ejemplo del presupuesto de una empresa.  Copyright 2002 de Ejemplosde.org

Para la elaboración de un presupuesto, se debe verificar que toda la información presente en éste (estimación de costos, ingresos, gastos) sea con alguna base verdadera para que nuestro presupuesto sea lo más parecido a la realidad.

Objetivos del presupuesto

Rodríguez, A. (s.f.) afirma que todo presupuesto debe cumplir con los siguientes objetivos:

• Formular planes detallados para la ejecución del plan estratégico de la empresa, para así analizar y planificar el futuro.
• Asignar recursos a los diferentes departamentos y productos de la empresa.
• Identificar limitaciones, problemas e incoherencias en los procesos empresariales.
• Coordinar las actividades entre las diferentes dependencias de la empresa.
• Establecer bases de comparación para evaluar resultados.
• Comunicar al personal de la empresa los objetivos de la dirección.

Finalidades de los presupuestos

Notas de clase. Consultorio contable (2011) afirma que las finalidades de los presupuestos, son las siguientes:

• Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
• Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
• Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
• Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
• Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

Ventajas en la planeación del presupuesto

Burbano (1996) afirma que las ventajas de una planeación del presupuesto, posee las ventajas siguientes:

• Motiva a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa
• Propicia que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización
• Cuando existe la motivación adecuada incrementa la participación de los diferentes niveles de organización.
• Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.
• Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos.

Limitaciones de los presupuestos

Esta se refiere a las estimaciones; esto hace que administración trate de utilizar determinadas artilugios estadísticos, con el objetivo de que las inquietudes o incertidumbres se reduzcan al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de que tan confiable sean datos con que cuenta. Tanto  la correlación y regresión estadística, promueven a eliminar, en parte, esta limitación. Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan, lo que significa que es una herramienta dinámica, pues si surge algún inconveniente que la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra manera perdería su sentido.

La manera de ejercerse no es automática.

Así el personal de la organización comprenderá la utilidad de esta herramienta, para que todos y cada uno de los que participan en la organización sientan que son los primeros beneficiados por el uso del presupuesto, de manera que de otra forma serán infructuosos todos los esfuerzos para llevarlo a cabo.

Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración.

Uno de los problemas más graves que puede conllevar al fracaso de las herramientas administrativas, es pensar que por sí solas pueden llevar al éxito, sin requerimiento o ayuda de otras herramientas. Ya que esta es un utensilio que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para competir con ella. (Burbano, 1996).

Etapas del presupuesto

Del Río (1997) afirma que el presupuesto incide en todas las etapas del proceso administrativo, de la siguiente manera:

• Previsión: Preconocer lo imprescindible. Tener a mano, todo lo apropiado para la elaboración y la ejecución del presupuesto.
• Planeación: ¿Qué y cómo se va a hacer? Planear de manera sistematizadamente las posibles acciones, y que a la vez valla a mano con los objetivos de la organización privada o gubernamental.
• Organización: ¿Quién lo hará? Que existan grupos funcionales, adecuado, preciso, una funcional estructura y desarrollo de la entidad, por medio de establecimiento de elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales existan, lo que permite apreciar si cada grupo cumplen con las funciones establecidas.
• Coordinación o Integración: Que se haga y se forme de manera secuencial, por departamentos y en toda la organización. Compaginar de manera estrecha y coordinada todas las secciones de la empresa, para que cumplan con los objetivos de la entidad.
• Dirección: Ser el timón para que se ejecute lo acordado. Tomar como base las políticas establecidas para la toma de decisiones y la conducción de los subordinados.
• Control: Vislumbrar que se realice como se acordó. Analizar y comparar las diferencias entre lo presupuestado y lo ejercido.

Clasificación de los presupuestos

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes, uno de ellos es:

Según la flexibilidad

• Rígidos, estáticos, fijos o asignados

Algunas veces denominado presupuesto estático, consiste en un solo plan y no hace reservas para los cambios que puedan ocurrir durante el período para el cual se ha confeccionado. Se basa fundamentalmente en que las estimaciones de los pronósticos son correctas.

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