RE: Apertura Del Foro Tematico Unidad 5.

METODOLOGIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CALIDAD Y

PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Las necesidades de las organizaciones para conseguir eficacia, eficiencia y mejora continua en todas sus funciones y actividades, que generalmente requieren el uso de documentos, conlleva a replantear las estrategias de acción e implementar sistemas de gestión de calidad que les ayuden a entender su comportamiento, su entorno y sus necesidades de información, tendientes al mejoramiento de la calidad de sus procesos, productos y servicios. Las organizaciones deben cambiar simplemente porque el mundo cambia. Eso no es nuevo pues siempre ha ocurrido y es bien sabido que quien no se ajusta al dinamismo de los cambios simplemente está condenado a la desaparición. El mayor problema que existe al respecto en la actualidad es que el cambio es muy rápido y se difunde inmediatamente. Esto se debe en gran medida a la tecnología y al volumen de informativo. Se ha generado más información en los últimos 30 años que durante los previos 5000. La edición de un periódico dominical contiene más información que la que una persona del siglo XVII recibía en toda su vida. Ahora la base de conocimientos de la humanidad se duplica en menos de dos años. No es que la información en si misma sea un problema, en realidad este radica en su procesamiento. Entendida como una necesidad imperante en la toma de decisiones y en la solución de problemas organizacionales, la información es un elemento clave para incrementar la calidad y la competitividad. Sin embargo, si no existe la suficiente apertura para ver en el cambio una fuente de oportunidades desarrollo y crecimiento, la organización no podrá disponer adecuada y eficazmente de toda la información necesaria para desarrollar sus procesos al ritmo del contexto actual. Las organizaciones que pervivan serán solo aquellas que entiendan la necesidad de una adecuación rápida, a veces vertiginosa a nuevos entornos económicos, nuevas técnicas y tecnologías, aplicadas a los procesos, comenzando por el informativo y la toma de decisiones.

Cuando se habla de sistemas de calidad se debe considerar como punto de arranque el estudio exhaustivo de la organización, para evaluar y detectar con ello tanto debilidades como fortalezas, inclusive antes de escoger una compañía certificadora y de realizar un pre auditoria.

Las condiciones operativas del mercado internacional han cambiado significativamente en las dos últimas adecuadas debido, entre otros factores, a la globalización, la velocidad y accesos a la información, cuyas fluctuaciones han ocasionado que una mayor y abierta situación de competencia entre organizaciones, y que estas hayan recurrido a la implementación de sistemas de calidad como una de las estrategias para incrementar su competitividad, siendo uno de los más socorridos el sistema de normatividad ISO-9000. El presente trabajo plantea desde la concepción

Teórica de los sistemas y de la metodología de sistemas blandos (Soft System Methodology, SSM), los elementos para el estudio de las organizaciones, tendientes a implementar sistemas de gestión de calidad, así como el papel determinante que juega la información documental en todos los procesos organizacionales, en el que debe destacarse la necesidad de un sistema de gestión documental suficiente que permita disponer de dicha información oportuna y eficientemente.

LA INFORMACION DOCUMENTAL PARA LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DEÖ 3

2. OBJETIVO

Evidenciar la necesidad de información documental para la implementación de sistemas de gestión de calidad a través de la metodología de sistemas blandos. Es decir, que el sistema de información documental debe alimentar y ser alimentado desde un enfoque sistémico de aprendizaje social en la organización, para el diseño de soluciones eficaces a problemas complejos. Entonces, el diseño adecuado de un sistema de información documental suficiente constituye el apoyo para implementar, no solo los sistemas de calidad sino cualquier otro sistema y acción que se tome dentro de la organización, política, certificación, procedimiento, toma de decisiones o cualquier otra tendiente a la mejora continua y la satisfacción del cliente.

3. DESCRIPCION DE FUENTES MATERIALES Y M…TODOS UTILIZADOS

A. Concepto de sistema de acuerdo con Felipe Ochoa, un sistema puede ser concebido como:

• Un conjunto de elementos que interactúan y tienen un objetivo común.

• Un conjunto ordenado de procedimientos, relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función. • Una serie de funciones, pasos o procedimientos, que permiten obtener un resultado predeterminado.

• Un conjunto de partes, elementos, componentes o funciones interrelacionados que Conducen a un fin especificación (Ochoa Rosso, p. 9). El autor, Peter Checkland, señala que el concepto central de sistema engloba la idea de un grupo de elementos conectados entre sí, que forman un todo, que muestra propiedades que son propiedades del todo y no solo propiedades de sus partes componentes (Checkland, 1997, p. 17). Entonces se puede decir que los sistemas de gestión, son acciones y procedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se busca conseguir el mejoramiento de productos o servicios.

Por otra parte, la gestión de documentos ha sido definida, como un proceso o programa de acción, el cual pretende normalizar y racionalizar el ciclo de vida de los documentos en las organizaciones, desde su planificación, hasta su eliminación o conservación permanente sin importar el medio. Duchein, desde el punto de vista de los archivos administrativos, la expresa como un sistema que pretende organizar y racionalizar la gestión de los fondos, desde el mismo momento de la producción de los documentos hasta su ingreso a los archivos nacionales, interviniendo en el trabajo de las oficinas y en los servicios administrativos en las distintas etapas del tratamiento de los fondos (AGN, Colombia, 1996, p. 10). En suma, un sistema de gestión de calidad es una forma de trabajar, mediante la cual una organización asegura la satisfacción de las Necesidades de sus clientes; para lo cual planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeño de sus procesos, bajo un esquema de eficiencia y eficacia que le permite lograr ventajas competitivas. Anales de Documentación,

Además, para llevar a cabo la implementación de un sistema de calidad y asegurar su Éxito, debe de contarse con dos recursos indispensables, el factor humano y la información. Un sistema de gestión de calidad debe estar documentado con un manual de calidad y con procedimientos e instrucciones técnicas, debiendo revisarse su cumplimiento a través de auditorías, basadas en las normas de aseguramiento

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