RE: Apertura Foro 1: La Administración Documental Y Su Finalidad Dentro Del Marco Legal Colombiano.

FORO 1

A) ¿Cuál es la importancia de la administración documental? Y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas actualmente?

B) Mencione al menos 5 aspectos de ley 594 de 2000 y 5 aspectos de acuerdo 027 de 2006 que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

C) Brinde su opinión frente a los aportes de dos de sus compañeros.

DESARROLLO

R// A- la administración documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación, es decir, su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

Al decir documento nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda información de un acto o hecho realizado por personas que pueden ser públicas o privadas.

La importancia de la administración documental en una empresa es fundamental ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de documentos que se recepcionan provenientes de entidades o empresas.

R// B-

1ASPECTO DE LA LEY 594 DE 2000

• ARCHIVO: conjunto de documentos sea cual fuera su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que lo produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia. También se puede entender como institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

• FUNCION ADMINISTRATIVA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprenda desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

• Artículo 11. Obligatoriedad de conformación de los archivos públicos. El estado está obligado a la creación, organización preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el siclo vital de documentos y la normatividad.

• Articulo 12. Responsable de la gestión de documentos y de la normatividad de archivos.

• Articulo 22. Procesos administrativos dentro del concepto de archivo total comprendiendo la distribución, la consulta, la organización de documentos.

ACUERDO No. 027-2006

1. Archivo electrónicos. Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

2. Archivo general de la nación: establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el sistema nacional

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