Tipos De Sistemas

TIPOS DE SISTEMAS

Las empresas utilizan sistemas para el procesamiento de la información generada por todas sus operaciones. Estos sistemas podemos denominarlo sistemas administrativos.

FUNCION

Su principal función es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los objetivos de las mismas.

Existen sistemas para manejar:

 Facturación

 Compras

 Los inventarios

 Entre otras….

Característica

• Una característica común es de no manejar directamente la información que se realiza en la contabilidad, o que es procesada por un sistema de contabilidad, podríamos afirmar que son sistemas administrativos orientados al manejo operativo de las transacciones y no a los aspectos financieros.

2 KIMBERLYN FALTA

Si una empresa desea saber cuál es el monto total de las ventas en un periodo esta debe consultar el saldo correspondiente a la cuenta de ingresos por ventas para el periodo requerido.

En la siguiente figura se muestra un ejemplo de lo que representan los SISTEMAS ADMINSTRATIVOS.

FALTAN 4

FECHA DETALLE DEBE HABER

XXXX X

CUENTAS POR COBRAR XXX

EFECTIVO XXX

VENTAS XXX

PARA CONTABILIZAR EL TOTAL DE VENTAS A CONTADO Y A CREDITO DEL MES DE MARZO

XXXX X

BANCOS XXX

DESCUENTOS EN VENTA XXX

CUENTAS POR COBRAR XXX

PARA CONTABILIZAR LOS COBROS DE LAS VENTAS A CREDITO Y SU RESPECTIVO DESCUENTO DEL MES DE MARZO

Un sistema integrado de facturación, eliminara todos aquellos registros manuales por operaciones que resultan rutinarias y que de otra forma deberían ser elaboradas mediante asientos manuales.

Dentro del concepto de funcionamiento de un sistema integrado, deben distinguirse las siguientes etapas:

 Definición de parámetros

 Captura de la información

 Transferencia de la información.

 Controles sobre la transferencia.

Definición de Parámetros

Consiste en una definición inicial que se le da a un sistema para que sea tomada en cuenta para su funcionamiento.

Esta definición determina diferentes aspectos como:

• Grado de integración entre módulos.

• Niveles de seguridad

• Tipos de Operaciones a realizar

• Códigos de cuenta

• Entre otras.

Para establecer el grado de integración entre un sistema y otro, se deben establecer que operaciones pueden ser definidas y transferidas al sistema contable.

Los parámetros de Integración es la forma como serán pasados los registros al sistema contable.

La definición de parámetros debe especificar todas las operaciones que serán tratadas de forma integral y los códigos contables en los cuales deberá registrar las operaciones.

La información a pasarse al sistema contable debe ser resumida, caso contrario el sistema contable se convertirá en un sistema auxiliar, con la diferencia de que maneja información bajo códigos contables.

FALTA 7

Transferencia de la Información

Para que un sistema pueda ser llamado SISTEMA INTEGRADO, debe existir alguna transferencia de información desde el lugar donde se originan los datos, hasta el sitio en el cual serán centralizados conjuntamente con otra información y/o movimientos.

La transferencia de la información se realiza en forma:

• Automática.-

Es decir, cuando la transferencia de información es realizada de una forma automática, previamente debe haberse definido los parámetros correspondientes en la primera etapa, logrando que este proceso sea transparente para el usuario.

• Iniciada por algún usuario.-

En esta forma es en la cual se puede transferir la información a través de un proceso iniciado por un usuario; esto ocurre al final del día, semana o mes, cuando los movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los archivos maestros de datos.

Previa a la transferencia de la información, debe hacerse una relación de los datos que serán actualizados a fin de asegurar que se transfieran únicamente movimientos válidos.

FALTA 9

SITEMAS NO INTEGRADOS

Conociendo la filosofía de funcionamiento de un sistema integrado, debemos decir que en el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de información se realiza por lo general, a través de movimientos resumidos y al final de periodos previamente definidos.

Como se ha explicado anteriormente, la integración es vista generalmente con referencia al sistema contable, sin embargo, puede existir un segundo enfoque de integración entre sistemas auxiliares o distintos al sistema contable propiamente dicho.

En la figura, se muestran los posibles grados de integración para un sistema que maneje el ciclo de compras/producción de una empresa fabril. Para un sistema administrativo no integrado, el concepto de información compartida no existe, es decir, el gráfico mostrado se presentaría como módulos aislados en los cuales cada uno de los recuadros funcionarían en forma independiente, y si algún usuario desea por ejemplo contestar las preguntas de cuántas órdenes

...