Uso De Formularios

Uso de formularios.

Las características mínimas que deben tener todo formulario son las siguientes:

-Sencillez en su diseño.

-Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.

-El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.

-Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el se cancele una obligación.

-Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen lo mismos.

-En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios prenumerados.

-Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.

-Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área especifica y se indique la ultima fecha de revisión.

De acuerdo a su presentacion pueden ser:

-Simples

-Compuestos

Formularios simples documentos que estan representados por una sola forma y que no poseen copias anexas.

Formularios compuestos poseen mas de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.

Dentro de este reglon, podemos distinguir los siguientes tipos:

-De bloques

-Talonarios

-Juego listo o snap out

-Formas continuas

De acuerdo a su uso pueden ser:

-Para originar una accion

-Para registrar una accion

-Para informar resultados

Formularios para originar una accion inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo.

Formularios para registrar una accion guardan información que pueden ser requeridas posteriormente.

Formularios para informar resultados muestran cifras o analisis de procesos

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

-Manuales

-Semimecanizados

-Mecanizados

Formularios manuales son llenados en forma totalmente manual.

Formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a traves de un elemento maquina.

Formularios mecanizados su elaboración es llevada a cabo totalmente por una computadora.

Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

-Facilidad para su relleno

-Reduccion de las posibilidades de error

-Estetica

-Reduccion de costos

Para diseñar un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:

-Inventario de formularios

-Analisis de formulario

-Clasificacion

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