Administración y Contabilidad de un negocio pequeño

Administración y Contabilidad de un negocio pequeño

Como llevar la administración y contabilidad de una pequeña empresa en Venezuela. Toda empresa ya sea pequeña, mediana o grande, debe llevar la administración y contabilidad al día, no solo para el pago de impuestos, obligaciones, cobrar o pagar facturas, sino saber la situación real de la empresa.

Para poder llevar la administración y contabilidad de una empresa pequeña en Venezuela de forma correcta, se deben de tener los siguientes documentos, permisos y procedimientos al día:

- Registro Mercantil

- Publicación del Registro Mercantil, Acta de Asamblea, entre otros

- Registro de Información Fiscal (RIF)

- Documento de Arrendamiento

- Permiso de Bombero y Sanitarios

- Conformidad de uso

- Patente de Industria y Comercio

- Inscripción ante el ministerio del trabajo

- Inscripción y pago del Seguro Social Obligatorio, Paro Forzoso, Ley de Política Habitacional (BANAVIH) e INCES

- Libros legales (diario, mayor, inventario, accionistas y asambleas)

- Máquinas e impresoras fiscales SENIAT

- Factura legal SENIAT (se debe siempre tener el orden de la numeración y bien archivadas)

- Libro de Compra y Venta (IVA)

- Caja chica

- Control de chequeras, depósitos y transferencias

- Movimientos y conciliaciones bancarias

- Cuentas por cobrar y pagar

- Listado de clientes, proveedores y acreedores

- Nomina

- Inventario

- Pago de IVA

- Efectuar y pagar las retenciones de I.S.L.R.

- Declaración anual I.S.L.R.

- Depreciación contable y fiscal

- Balance de comprobación

- Estado de resultados o Estado de pérdidas y ganancias

- Balance General.

Estos son algunos de los principales puntos que se deben de tener en cuenta para una empresa pequeña, recordemos que siempre hay que estar actualizados por cualquier modificación o cambio en los requisitos o procedimientos.

Libros contables obligatorios en Venezuela

Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, están descritos en el Código de Comercio de Venezuela, que en su artículo 32 establece, que todos los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de Inventarios, y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar.

Tipos de libros de contabilidad o libros contables:

- Libro Diario: es donde se registran por orden de fechas cada una de las operaciones diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro diario se llaman asiento.

- Libro Mayor: es donde se organizan y clasifican todas las diferentes cuentas de activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de todas los movimientos que aparecen en el libro diario.

- Libro de Inventario y Balance: consiste en registrar todos los bienes, tanto muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, vinculados o no a su comercio y también refleja la situación del patrimonio de la empresa.

- Libro Auxiliar: es un complemento a los principales libros de contabilidad.

- Libro de Compra y Venta: es donde se lleva un registro cronológico de todas las compras y ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor Agregado (IVA).

También el Código de Comercio de Venezuela en su artículo 260, hace referencia, que adicionalmente los administradores de la compañía deben llevar:

- Libro de Accionistas: donde se debe colocar el nombre y domicilio de todos los accionistas, como la cantidad de acciones que posea.

- Libro de Actas de la Asamblea: es donde registraremos todas las asambleas tanto ordinarias como extraordinarias.

- Libro de actas de la Junta Directiva: cuando la empresa tiene varios administradores que compongan la Junta Directiva, para que sus decisiones tengan validez, se necesita la presencia de la mitad de los administradores y se deciden por mayoría de número, esto es si los estatutos no disponen de otra cosa.

Las compañías de responsabilidad limitada, además de los libros indicados para todos los comerciantes, deben llevar según el artículo 328:

- Libro de Socios: donde se debe llevar el nombre, domicilio y nacionalidad de los socios, el valor de las cuotas suscritas y las cantidades pagadas, como las cesiones efectuadas, incluso por vía de remate.

- Libro de Actas de la Administración: se utiliza cuando la administración de la compañía esta a cargo de más de una persona.

- Libro de Actas de las Asambleas.

Todos los libros deben ser llevados en idioma castellano bajo la responsabilidad de los administradores.

Deberes Formales para las Empresas en Venezuela

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Publicado en 21/11/2012

Una vez inscrita debidamente la sociedad mercantil en el registro correspondiente, debe cumplir una serie de formalismos ante diversos organismos públicos o llevar de determinada manera una documentación o presentar una información de una manera especifica , estos suelen

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