"Administrar bien es administrar su futuro, y administrar su futuro es administrar información".

Introducción

"Administrar bien es administrar su futuro, y administrar su futuro es administrar información".

Hace más de medio siglo, dos futuristas muy diferentes, cada uno de los cuales intentaba predecir los efectos de la Revolución de la Información, pronosticaron sociedades muy diferentes.

Durante muchos años los directivos han reconocido que la información contable tradicional utilizada para el cálculo de utilidades ha tenido un valor limitado para el control. Sin embargo existen muchas empresas donde estos son los únicos datos que se recopilan periódicamente. No obstante, la gran mayoría de las empresas están conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento.

La innovación, la rapidez, el servicio de gran calidad y el ritmo al que se mejora y aplica el conocimiento constituyen las nuevas reglas del juego. En el mundo de hoy, la dedicación y la aportación de fuerza laboral son decisivas y la información es el arma esencial en esta batalla.

Mientras que los directivos vean la información como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para mejorar la empresa, serán incapaces de apreciar los beneficios que entraña la elaboración de nuevos sistemas de información basados en la relevancia de estas informaciones para la gestión empresarial.

La empresa en cada una de las áreas de funcionamiento se ve en la necesidad de tomar decisiones, desde la más insignificante hasta aquella que tiene que ver con su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base de datos lo más certera posible sobre la cual descansen esas decisiones.

Como es de suponer, esta información necesaria para tomar las decisiones no aparece casualmente, sino que es recopilada mediante un sistema informativo que abarca su recepción, elaboración, registro y transmisión.

El Sistema de Información en la Empresa

Antes de comenzar a hablar de los sistemas de información es necesario reafirmar el concepto de "Sistema", que es el término más usado en el léxico técnico. Se habla de Sistemas Políticos, Económicos, Sociales, de Calidad y de muchos otros de los cuales la palabra nos dice poco pues es el adjetivo que la acompaña el que da la idea de lo que realmente se está hablando o en que entorno se está desarrollando.

El término de forma general se refiere a un conjunto de elementos o partes que interactúan entre sí, estrechamente relacionadas, funcionando como un todo y excediendo así la simple suma de sus partes individuales. Este criterio queda reforzado y ampliado por George Reynolds al decir que un sistema "es una colección de componentes los cuales están integrados para satisfacer un propósito común."

Los sistemas están básicamente formados por subsistemas que interactúan entre sí y con el medio ambiente, dando como resultado una cualidad superior. La clasificación de los sistemas puede variar en dependencia de los criterios utilizados, los cuales pueden ser sistemas sociales, económicos, biológicos, automatizados, etcétera. A pesar de esta diversidad de clasificación, ellos tienen características comunes entre las que sobresalen:

Interactúan con el medio ambiente: todo sistema está rodeado y afectado por el medio ambiente. Los límites del sistema separan a este del medio ambiente interactuando con él por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden ser cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las salidas son aquellas que cruzan las fronteras del sistema para entrar en el medio ambiente.

Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo complejo de un sistema puede desplegarse en una serie de pequeños sistemas y subsistemas que identifican al sistema principal.

Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a través del tiempo los usuarios del sistema cambiarán como ellos quieran usar el sistema. Nuevas entradas pudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas salidas serán deseadas.

La retroalimentación y el control son esenciales: este aspecto es esencial para asegurar que el sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los objetivos para los cuales fue implementado. La retroalimentación es el proceso de comparar la salida actual del sistema con la salida deseada.

El sistema pudiera fallar para trabajar como se espera: los sistemas son construidos y operados por seres humanos, por lo que están sujetos a los fallos y errores de estos.

La propia definición del alcance de sistema es importante: definiendo el alcance del sistema se definen sus límites, se especifican cuales subsistemas serán incluidos en el sistema. Su definición es esencial para el buen éxito de un estudio del sistema.

Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas informativos, en especial los relacionados con la gestión de los Recursos Humanos. Convirtiéndose a partir de este momento en el centro de análisis de la presente investigación.

Desarrollo de los sistemas de información

Los sistemas de información surgen aun cuando el hombre no tenía conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba en paredes animales, símbolos o adquiría conocimiento de los diferentes animales.

Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y demás especialistas que lo utilizan como fuentes de información para bases de cálculos estadísticas, o como punto de partida para diferentes análisis y proyectos.

Varios años atrás el hombre tenia estos datos en tarjetas estadistas y papeles a la deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel de gestión, puesto que realizar cualquier condensación de estos datos requería de mucho tiempo, los vínculos entre datos eran difíciles de actualizar, y en ocasiones la información ya no existía porque se encontraba deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre comienza ha desarrollar una herramienta con fines matemáticos para realizar sus operaciones a mayor velocidad la cual va más allá de las expectativas y se convierte en la mayor recolectora y procesadora de información conocida como "Computación", a partir de este momento los sistemas informativos que se resumían a Dato – Procesamiento.

Los sistemas de información cumplen con los aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización compleja que relaciona todo el conjunto

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