Analisis Y Diseño De Formas

Contreras Navarrete Edna Margarita

Análisis y Diseño de procesos

Grupo: 8008

Tema 5

Análisis, diseño y control de formas

5.1 Generalidades

Actualmente la forma ha llegado a ser un medio común para la transmisión de

datos; las formas impresas, al igual que las partes de repuesto intercambiables,

contribuyeron a impulsar la revolución industrial.

Dos factores que motivaron el mejoramiento y desarrollo de las formas

administrativas fueron la expansión de la imprenta y la especialización de labores.-

La primera hizo posible las formas, la segunda con motivo de la especialización

del trabajo las hizo necesarias.

Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes. El

modelo que guía esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operación, es la forma impresa.

Definición de una forma.

Una forma es “cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten

datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos” nos

dice Barios J.

Las formas cuestan dinero tanto en su costo intrínseco como en los sueldos y

salarios pagados a quienes trabajan diariamente en ellos. Se han hecho mucha

encuestas para determinar la relación o el costo de las formas, hay una importante

relación entre lo que se gasta en una forma, y los sueldos y salarios de quienes

trabajan con tales formas

5.2 Apartados de las Formas

• Introducción

Es la información que prepara la acción inmediata que se va a tomar;

generalmente consiste en: el que está hablando, a quién está hablando y

cuándo, y otras condiciones que dirigen la acción que va a tener lugar en el

cuerpo del formulario.

• Cuerpo

Representa la parte principal de la forma y constituye principalmente la

acción que tiene lugar después de la introducción. Por lo general es la parte

más grande de la forma y es preciso un estudio detallado ( análisis) para su

uso óptimo.

5.3 Análisis y diseño de formas

La aprobación y aplicación de una forma es una función del analista de sistemas,

quien determina si una nueva forma propuesta es esencial para llevar a cabo un

procedimiento aprobado, antes de turnarla al encargado de formas para que

actúe

El analista de sistemas se preocupa sobre todo del análisis de las formas, de su

diseño y de su control, debido a que un programa riguroso para las formas puede:

• Mejorar la eficiencia del procedimiento de información.

• Simplificar el adiestramiento de los empleados.

• Efectuar un control por parte de la administración.

• Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son

insumos del sistema de información para la administración.

a) Principios para el análisis de formas.

El diseño de una forma se prepara mediante un cuidadoso estudio de lo que figura

en ella (análisis), determinando, a continuación, cómo se distribuye sobre el

impreso (diseño).

b) Procedimientos de análisis de las formas

El análisis de las formas, debe abarcar los siguientes aspectos:

1. Todo programa de revisión de formas deberá comenzar por que el analista

obtenga información sobre las formas, mediante inventarios de formas,

cuestionario y entrevistas a originadores, usuarios y directivos.

2. A las formas se les asignaran sendas clasificaciones, de acuerdo con la

actividad a la que pertenecen por ejemplo: formas para compras, formas de

contabilidad, formas de personal, formas de venta etcétera.

3. Dentro de cada una de las actividades la formas se clasifican de acuerdo con

el tipo de función al que pertenecen, por ejemplo: solicitudes, requisiciones,

formas de envío, etcétera.

4. Para facilitar su análisis , las formas deben también clasificarse en : formas

generales, formas de oficina, formas de interoficina.

5. Puede elaborarse una lista de análisis que refleja las partidas que son

comunes a cierto número de formas, así como las que son únicas. Esto

ayuda a que se diseñe una forma tipo que sustituya formas similares

corrientemente en uso.

Diseño de Formas

El propósito principal del diseño de formas es suministrar medios estandarizados

para el eficaz procesamiento de información administrativa. Esto comprende la

disposición de la forma y las especificaciones para realizarla.

Requisitos elementales para diseñar una forma.

1. Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma.

2. Debe proporcionar la manera más fácil de anotar y usar los datos en el

contenido.

3. Debe ayudar a reducir la tendencia al error.

4. Debe tratar de ser económico en impresión y papel sin que restrinja la

eficiencia en el trabajo.

Instructivo para el manejo de formas.

Este es de gran ayuda técnica, para el manejo de las formas, se recomienda que

el instructivo aparezca después de la forma para su uso adecuado, se compone

de cuatro partes principales:

a) Aspectos generales. Aquí va el nombre de la forma, su clave, su objeto y

quien la elabora.

b) Fuente de información. En esta parte se indica el documento base y en su

caso el documento que origina.

c) Medios de control. Aquí se indica por lo común, la forma de elaboración,

quién revisa, quién autoriza y medida.

d) Distribución de ejemplares. En esta parte del instructivo, se indica el orden

de los tantos de la forma, color, destino de cada copia y el uso que se le va a

dar a cada uno de ellos.

a) Objetivos del control de formas.

El control de formas persigue una serie de aspectos de importancia, que es

necesario establecer los siguientes objetivos:

a) Eliminar las formas innecesarias y creación de éstas.

b) Rediseñar formas innecesarias y la creación de éstas.

c) Rediseñar formas par aumentar la eficiencia y disminuir los errores.

b) Establecimiento de un programa de control de formas.

El control sobre las formas va más allá del solo diseño, ello incluye el

establecimiento del programa como política de la empresa y la comprensión de los

factores que componen el problema.

c) Nivel de organización.

El control de formas se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la

organización como para una

...