Auditoria De Sistemas

CAPITULO I

INSTRUMENTOS DE CONTROL DE COBROS

A. GENERALIDADES

La característica más importante de los cobros en la contabilidad de una empresa es el hecho de ser un activo de la empresa por ser algo que posee, ya sea que se haya recibido y este en la caja o sea una cuenta por cobrar que aunque no se haya cobrado sigue siendo algo que posee la empresa.

También, un cobro puede describirse como la recuperación del capital invertido en la operación de un producto o servicio con un porcentaje extra que sería el margen de contribución deseado para cumplir con los gastos administrativos y la ganancia para el dueño o dueños de la empresa.

1. Definición

La palabra cobros proviene del latín Recuperare que significa recobrar o recuperar, es decir volver a tomar o adquirir lo que antes se tenía o poseía. Por lo que es definido como percibir uno la cantidad que otro debo o percibir por parte del acreedor o un representante suyo, una cantidad adecuada1.

Como se menciono anteriormente, los cobros son otro activo común de la empresa, y son cantidades de dinero que pueden ser recolectadas en el futuro por lo que muchos negocios no reciben inmediatamente todo o parte del dinero adeudado a ellos. Hasta que el dinero sea recolectado, el negocio tiene al derecho legal o reclamo contra el activo del deudor, como resultado de este reclamo, todos los cobros son considerados activos.

a. Tipos de Cobros

Es común decir “el tiempo es dinero”, de igual forma el dinero a través del tiempo tiene diferente valor, el cual se debe a factores externos como la inflación que afecta algunos países o la conversión de monedas debido a cambios en los mercados financieros, así como factores internos como el flujo de efectivo necesario para seguir con la operación de la empresa sin interrumpir la producción del bien o servicios y realizar los pagos a sus acreedores para evitar reclamos que pueden llegar a procesos legales.

Por estos factores y otros, es de suma importancia el tiempo en que transcurre desde la facturación o venta del producto o servicio, y cuando se cobra la cantidad total del precio de venta.

Este cobro puede ser al contado, cuando se recibe inmediatamente, o puede ser al crédito, cuando se recibe dentro del tiempo estipulado con el cliente.

1) Cobros al Contado

Como se describió anteriormente, el cobro al contado es la recepción del dinero inmediatamente contra la venta de un producto o servicios. Esta recepción de dinero puede ser el pago total o un pago parcial ya sea un abono como pago inicial de una letra o un pagaré.

La recepción de dinero como fase inicial del ciclo de ingresos cubre la primera recepción de caja desde cualquier parte de la organización, consecuentemente esta relacionado con el manejo de caja y la forma como se recibe y se mueve internamente dentro de un control centralizado.

El efectivo, el cual esta considerado como el activo más líquido, e identificado como el motor de los negocios. Esta compuesto por billetes, monedas, documentos bancarios, cheques certificados, cheques de caja, giros y cualquier saldo de cheques y otros tipos de cuentas bancarias.

En muchas empresas este dinero recibido al contado es de sumo valor para el continuo flujo de las operaciones de la empresa debido que con estos pueden realizar gran parte de los pagos de sus obligaciones. Por esa razón en muchos casos algunas empresas como las distribuidoras o fabricantes de productos alimenticios tienen como parte fundamental de su organización el dinero que reciben de las abarroterías, kioscos, mini-súper y otras tiendas o negocios de micro o pequeña empresa que pagan al contado a diferencia de los grandes supermercados y otros almacenes que compran grandes volúmenes de productos, tienen crédito de 30 a 45 días después de la fecha de recibido del producto y algunos casos sobrepasan del tiempo estipulado por el poder que les confiere su capacidad de venta de los productos.

Por lo tanto, ese dinero o efectivo recibido por la venta de un producto o servicios es el activo circulante más importante debido a que se consume durante el ciclo de operaciones de la empresa en un tiempo corto, y en la administración financiera de toda empresa el nivel de los activos circulantes dirige en que sector deben ser invertidos para generar más utilidades y así fomentar el crecimiento de la misma.

2) Cobros al Crédito

El crédito según el diccionario de la Real Academia de la lengua española la raíz latina de la palabra crédito es creditum (préstamo, deuda). Crédito tiene varias aceptaciones derivadas de su raíz latina, entre ellas tenemos las siguientes:

• Acción de creer lo que otro afirma

• Derecho que uno tiene a recibir de otro por alguna cosa por dinero

• Fama, reputación, autoridad

Todos los conceptos anteriores nos llevan a una sola idea que es la confianza (del latín Credere), misma que está inherente en el término crédito y sin la cual no podría existir ya que constituye la seguridad en la actuación de alguien.

El crédito que se le otorga a un cliente se estipula mediante un contrato o acuerdo por escrito, aprobado mediante firma de ambas partes. Un contrato se puede definir como un acuerdo de voluntades, escrito o verbal, que genera obligaciones. Se requiere para que un contrato sea eficaz, lo siguiente:

• El consentimiento, que es en esencia el acuerdo de voluntades

• El objeto, que lo constituye la cosa del contrato

• La causa, que es la prestación o promesa del contrato

• La capacidad, que es la facultad para contraer obligaciones en nombre propio o ajeno.

b. Modalidades de deudas

Las deudas es una obligación o compromiso entre dos entidades, y en algunos casos hasta un tercero puede estar involucrado como un fiador quien es una persona que responde por la obligación de otra, el cual solo responderá cuando el deudor principal sea incapaz de cumplir con la obligación respectiva.

La palabra obligación proviene del vocablo latín Obligare que significa: atar, ligar con. Es la relación jurídica por la cual una persona (el acreedor) está en disposición de poder exigirle a otra (el deudor) el cumplimiento de una prestación.

En relación con la estructura de la deuda u obligación de un deudor con un acreedor, y dependiendo el uso de la misma más los términos de pago, esta se puede dividir en dos modalidades que seria financiera o comercial.

1) Deuda financiera

Muchas

...