BIOESTADISTICA.ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ESTADISTICA

BIOESTADISTICA

ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ESTADISTICA

Las dependencias y entidades del sector público deberán promover la conformación de un área específica para la generación, procesamiento, integración y difusión de información estadística, mediante su creación, o bien por medio de un proceso de reorganización o reestructuración de las ya existentes. Esta labor de promoción, también considerada estratégica, no recae directamente en las oficinas de estadística, pero sí les antecede.

Las oficinas de estadística deben contar con una estructura organizacional básica, estar ubicadas en una posición estratégica dentro de la institución y disponer de los niveles y las áreas suficientes que den la debida atención a sus atribuciones y funciones como integrantes del Sistema Estadístico Nacional, considerando las características propias y el ámbito de su competencia.

 En el caso particular de México, uno de los elementos a considerar para el desarrollo del SNIEG es el impulso de la consolidación de estructuras organizativas para la generación de estadísticas oficiales en las denominadas Unidades del Estado, impulso que debe apoyarse en los titulares de las instancias participantes en el Sistema en la modalidad de Unidades del Estado, Coordinadores, Comités Técnicos Especializados, Comités Ejecutivos y en el propio INEGI, mediante su participación coordinadora y normativa del SNIEG.

 En el desarrollo de la actividad estadística mediante la consolidación de oficinas de estadística en el sector público, juegan un papel importante también los acuerdos que se establezcan en el Consejo Consultivo Nacional del SNIEG y el impulso a los programas Estratégico, Nacional y Anual de Estadística y Geografía.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Las oficinas de estadística del sector público deben ser estables a través del tiempo y asumir responsabilidades definidas claramente y sin ambigüedades, para lo cual se requiere contar con una organización y recursos que le proporcionen estabilidad.

Así mismo, la actividad estadística debe llevarse a cabo de manera coordinada, con una organización y funcionamiento homogéneos de las áreas responsables de esta atribución. Actualmente en México, en la mayoría de las dependencias y entidades, existen áreas y funciones relacionadas con la producción de información estadística, adoptando diversas formas de organización.

 Algunas de las ventajas que se tendrían al considerar un proceso de organización o reestructura de las oficinas de estadística, son:

• Establecer un sistema homogéneo en su organización, estructura y operación, de acuerdo con los objetivos, funciones y metas estadísticas de interés para la institución.

 • Facilitar la coordinación de actividades y la integración al SNIEG.

• Reducir o eliminar la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones y responsabilidades de cada unidad y puesto de trabajo dentro de cada oficina.

• Evitar la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los tiempos y costos de operación, traducido en el incremento de la productividad.

 • Definir las líneas de comunicación formal indispensables para el eficiente y efectivo desarrollo de las funciones.

Una vez establecidos los objetivos y metas, es decir, definido lo que se requiere hacer, con base en un adecuado proceso de planeación, es necesario determinar qué medidas utilizar para lograrlo, esto es, emprender un proceso de organización. Es así que el proceso de organización de oficinas de estadística se desarrolla conforme a las fases que se muestran en el siguiente esquema.

IDENTIFICACIÓN DE FUNCIONES

En el desarrollo de esta fase se detalla el trabajo, considerando todas las actividades que deben ejecutarse para alcanzar los objetivos y metas de la oficina de estadística. Toda organización se crea para lograr un conjunto de propósitos y éstos se pueden alcanzar de diferente forma, por consiguiente, primero deben ser claramente establecidas las tareas para que se cumplan las metas y objetivos de la oficina de estadística.

Este es esencialmente un procedimiento "de arriba hacia abajo", de necesidades generales a tareas específicas, para evitar la omisión de actividades clave en el logro de las metas y objetivos. Para llevar a cabo este paso, es útil distinguir entre las tareas que conforman las funciones sustantivas (producción, integración y difusión), de aquellas correspondientes a funciones estratégicas (desarrollo, consolidación, dirección y coordinación) y de soporte (administrativas, informáticas y de comunicación).

DIVISIÓN DEL TRABAJO

Una vez identificadas todas las actividades por realizar, se hace la separación y delimitación de la carga total de trabajo en tareas que pueden ser ejecutadas en forma lógica por una persona o grupo de personas. De ahí que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre los integrantes de una oficina. Por “adecuadamente” se entiende: primero, que a cada puesto se le asignarán las tareas con base en un perfil establecido, acorde a la capacidad y habilidad necesarias para ejecutarlas, y segundo, que a ningún puesto de trabajo se le puede imponer una carga de trabajo demasiado pesada o ligera.

ESTRUCTURACIÓN

La estructuración, también llamada “departamentalización”, es el agrupamiento de actividades en funciones semejantes, que estén relacionadas lógicamente entre sí, asignándolas a unidades administrativas específicas con base en su similitud, para dar cuerpo a la estructura formal de la organización, tal como aparecería en un organigrama, una vez que se han jerarquizado los puestos y se han definido los tramos de control.

Para construir la estructura, primero se determina de qué tipo y cuántas posiciones deben ser agrupadas en las unidades administrativas de primer nivel, y luego de qué tipo y cuántas unidades deben ser agrupadas en unidades de segundo nivel, hasta que se completa la jerarquía necesaria para el cumplimiento de todas las actividades.

ESTABLECER LINEAS DE COMUNICACIÓN, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

La definición y delimitación de responsabilidad y autoridad de cada uno de los integrantes de la oficina de estadística deben quedar claramente establecidas y manifiestas, así como las facultades con que contará cada uno de los niveles y puestos dentro de una oficina de estadística. Para cada puesto debe quedar indicado de quién recibe instrucciones, con quiénes debe coordinarse y los puestos que debe coordinar y supervisar, teniendo para ello clara autoridad para dar instrucciones y exigir que sean cumplidas, lo cual creará orden dentro del grupo de trabajo para realizar aquellas acciones en busca de alcanzar los objetivos y metas establecidas previamente.

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