Borrador indicaciones para hacer un audit exitoso.

Borrador indicaciones para hacer un audit exitoso.

Documentos:

Se deben consignar 5 documentos a la hora de hacer el Raising Audit, se debe utilizar la siguiente nomenclatura para nombrar los archivos que se suben en Podio.

- Certificado de salud mental - Salud_Mental_NathalyRivas. (Para OGIP)

- Constancia de Pago: Voucher/Trasnf_GIP/GCDP_NathalyRivas

- Convenio firmado: Convenio_10_12_13_NathalyRivas (1) (2) ---[Esto aplica si son varios archivos adjuntos.

- Factura: Factura_002_NathalyRivas

- Carta de Liberación de Responsabilidades: Liberar_Responsabilidad_NathalyRivas

Se deben consignar 3 o 4 documentos a la hora de hacer el Matching Audit, se debe utilizar la siguiente nomenclatura para nombrar los archivos que se suben en Podio.

- TN AN : TN –in- US-BR-2013-1234_Nathaly Rivas

- EP AN: EP-in-Ve-UM-1245_Nathaly Rivas

- Factura del Segundo pago (GIP) o único pago (GCDP): Factura_002_NathalyRivas

- Constancia del segundo pago (GIP): Voucher2/Trasnf2_GIP/GCDP_NathalyRivas.

-

Generalidades:

1.- Se debe recopilar todos los documentos antes de que el EP haga el pago.

2.- La carta de Liberación de responsabilidades debe tener dos firmas y un sello (Estamos verificando este proceso bajo la legislación Venezolana)

3.- El certificado de Salud Mental debe contener el número de Colegiatura del Tratante así como el sello.

4.- El contrato debe contener 10 páginas firmadas por el EP y Selladas con el sello de AIESEC en Venezuela, el sello no debe ir encima de la firma. Se Pide Firma abanicada, esto quiere decir poner todas las hojas del contrato en forma de abanico y colocar una sola estampa en el abanico. (Esto se implementará luego del Weekend)

5.- La TN AN debe contener Dos firmas del TN Taker (Hoja #1 y 2) 1 sello del TN Taker . Firma nombre cargo y ciudad del representante de AIESEC. Revisar que sea el formato de Mayo 2013. No se debe olvidar colocar todos los datos del EP en la TN AN además del EP ID, y ésta no debe ser llenada a mano.

6.- La EP AN Debe contener firma del EP y Nombre, cargo firma y sello del representante de AIESEC. Se acordó que cualquier miembro de la EB puede firmar este documento y no solo el LCP. Este documento no puede ser llenado a mano.

7.- La factura de contener sello, firma y fecha de recibido. Se recuerda que para procesos de auditoría se puede mandar la factura escaneada al EP, este la imprime la firma y la vuelve a escanear, no obstante si se realiza un auditoría de los documentos en físico y la firma no está este audit será automáticamente rechazado.

8.- Consignar constancia o certificado de inglés para los EPs GIP

9.- Consignar certificado de OPS (OPCIONAL).

Matching de Planillas OGX

Para GIP

1.-Consignar Comprobante del segundo pago, en caso de haber descuento,

...