CATALOGACIÓN DE MATERIALES

CONCEPTOS DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES Podemos denominar catalogación de un material a la numeración, nominación y especificación del mismo, de manera de poder identificarlo mediante un código, un nombre y una descripción. Con la catalogación se persigue la creación de un lenguaje único que simplifique todo el control administrativo de los artículos y especialmente la adquisición de los mismos. En el proceso de catalogación, por un lado se especifican datos técnicos de dimensión, calidad, estructura, etc. que definen las características de los materiales/ objetos considerados y por otro se realiza la normalización de dichos elementos, o sea se establece un estándar que define cada producto normal o tipo. Fundamentos de la Catalogación: Clasificación de los materiales / objetos considerados, con posibilidad de presentar “subclasificaciones” de manera de organizarlos de manera jerárquica, facilitando su ubicación. A la estructura de clasificación podríamos denominarla de grupos / subgrupos. Un ejemplo de clasificación de productos y servicios es el promovido por las Naciones Unidas. Generación de descripciones a partir de la definición de “plantillas” de información. Generación de un código, en base a los grupos, plantillas, e información del artículo. Beneficios de la Catalogación: Generar un lenguaje único para la definición de ítems de manera simple y accesible para todos los usuarios. Generar descripciones estándar de cada uno de los elementos de una familia. Prevenir la generación de descripciones incompletas de los mismos. Facilitar el proceso de compra de dichos elementos. Posibilidad de evaluar el intercambio de artículos provenientes de distintos fabricantes. Permitir la correcta identificación y control de los artículos, posibilitando la racionalización de sus inventarios. Reducir el número de ítems duplicados. Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema Informático de Catalogación Generación automática del código y la descripción de los distintos ítems. Rápida catalogación y recatalogación. Posibilidad de tratamiento masivo de las descripciones. Facilidad para la participación de varios supervisores, catalogadores, auditores, etc. sin desvíos en la normalización del catálogo, inclusive trabajando en distintas ubicaciones geográficas. Posibilidad de generar automáticamente las descripciones en un idioma alternativo. Procedimiento de Catalogación Automática de Materiales Definición de esquema de clasificación, de manera de organizar los elementos a catalogar en grupos, subgrupos, etc. Definición de “Clave Adjetivo” o nombre de los artículos y las “Plantillas” que van a incluir los “parámetros” que es la información que se va asociar a cada clave y los “valores” posibles para cada parámetro. Por ejemplo en la plantilla de una clave

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