Carga De Documentos En Achiever

1. OBJETIVO

1.1 Establecer las instrucciones necesarias para realizar un adecuado uso de ACHIEVER en la carga de documentos.

2. ALCANCE

2.1 El presente procedimiento aplica para el personal que cuente con Lotus notes y licencia para elaborar, revisar y aprobar documentos en sistema ACHIEVER.

3. RESPONSABILIDAD

3.1 Del personal que elabora, revisa y aprueba documentos en sistema Achiever la correcta aplicación de este procedimiento.

3.2 Del administrador de ACHIEVER crear las rutas de aprobación en base al PNO "Administración de Achiever" vigente.

3.3 De los Jefes y Gerentes de área mantener actualizados sus documentos en el sistema Achiever.

3.4 Del Responsable Sanitario autorizar los Procedimientos Normalizados de Operación.

3.5 Del elaborador, diseñar, elaborar, enviar a revisión, aprobación y dar seguimiento hasta que el documento se encuentre publicado.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

4.1 ACHIEVER PLUS: Software utilizado para el control de documentación.

4.2 Elaborador: Persona autorizada para generar documentos, esta persona es la primera en la ruta de aprobación y es la encargada de controlar que el ciclo del documento se lleve a cabo para que el documento se encuentre completo y vigente.

4.3 Autor: Persona o personas capaces de realizar las mismas acciones que el elaborador tiene sobre el documento pero que no aparecen dentro de la ruta de aprobación ni en ninguna parte del documento, solo aparecerán en la lista de modificaciones, cada que esta persona realice algún cambio al documento.

4.4 Revisión: Ciclo por el cual pasa el documento antes de ser aprobado.

4.5 Aprobación: Ciclo por el cual es aprobado el documento después de ser revisado.

4.6 Administrador: Persona a cargo del sistema con privilegios para organizar las rutas de aprobación, imprimir, publicar, depurar y archivar documentos del sistema.

4.7 Publicación: Proceso en el cual el documento ha sido capacitado y liberado.

4.8 Fecha de Aplicación: Fecha en la cual a partir de esta es efectivo el documento para su utilización.

4.9 Ruta de Aprobación: Conjunto de personas definidas en Achiever que deben de revisar, aprobar y autorizar el documento.

4.10 Estatus: Etapa que se encuentra el documento desde su elaboración hasta su publicación.

4.11 Número de Revisión: Numero de versión que sirve para la trazabilidad de algún documento.

4.12 Solicitud de Cambio al Documento (SCD): Formato que debe de llenarse, enviarse y contestarse en caso de que se requiera algún cambio en algún documento. Este formato está dentro del sistema de ACHIEVER y solo se puede generar cuando el documento ya está publicado.

Falta fecha de revisión

5. DESARROLLO

5.1 Material y Equipo

5.1.1 Achiever Plus

5.1.2 Instructivos de operación del Anexo 1.

5.2 Precauciones

5.2.1 La creación de cualquier documento en Achiever debe de justificarse apropiadamente para evitar las duplicaciones de documentos en el sistema. La estructura del sistema de documentación debe de mantenerse conforme a la estructura que se tiene establecida y no agregar documentos innecesarios.

5.3 Frecuencia

5.3.1 Cada vez que se cargue, revise, apruebe, autorice, publique un documento.

5.4 Criterios de Aceptación

N/A

5.5 Desarrollo de Procedimiento

5.5.1. Crear un Nuevo Documento

5.5.1.1 La creación de un nuevo documento lo podrá realizar toda persona que tenga asignada una cuenta de Lotus Notes y Licencia para el sistema

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