Ciclo Vital De Los Documentos

ACTIVIDAD: ciclo vital de los documentos

Formato de solicitud de digitalización.

Es un documento impreso para solicitar la toma de imágenes digitales de documentos requeridos por personal de la entidad o usuarios de ésta.

Momento de gestión.

• Momento de planeación: en un comité se decide la información relevante al formato, ¿que debe contener éste?, ¿quién lo elabora?, ¿Quién lo numera?, ¿en qué tiempo se debe realizar el trabajo?, entre otros datos que se decidirán conjuntamente entre el que solicita y el que hace el trabajo.

• Momento de la elaboración: la persona o grupo que requiere la digitalización de algún documento diligencia el formato que se encuentra en la red de la empresa, proporciona el material a digitalizar y lo entrega a la persona encargada de cumplir esta labor.

• Momento de la tramitación: con el formato completamente diligenciado y los documentos a digitalizar recibidos por el encargado, se da comienzo al trabajo solicitado y por tanto inicia el proceso para el que fue creado este formato.

Momento intermedio.

• Momento de vigencia: al realizar la toma de imágenes digitales y ser entregadas estas al solicitante en el tiempo estipulado, se cumple la función del formato de solicitud de digitalización y pierde su vigencia.

• Momento del plazo precausional: se archiva este documento en su respectiva carpeta por 2 años en el archivo de gestión según la TRD del grupo que realizo el trabajo y guarda el documento.

Fase permanente o histórica.

• Luego de los dos años de estar en el archivo de gestión, se transfiere al archivo central donde lo conservaran por cinco años más y luego se microfilmara para poder eliminar el original de papel.

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