Ciclo Vital De Los Documentos

Ciclo vital de los documentos

1- Consulta y precisa cada función archivística para que amplies tu marco histórico sobre el tema.

FUNCIONES ARCHIVISTICAS.

1. ACOPIO O REUNION DE: Reunir documentos según las áreas o departamentos de origen.se deberá confrontar el material recibido, con las listas y dar un recibido conforme provisional a la entidad productora..

2.- EXPURGO Y LIMPIEZA: liberar espacio en los estantes de un archivo con la retirada selectiva de documentos no pertinentes para la colección. El expurgo es una tarea integrada dentro de la gestión de un archivo o biblioteca para así garantizar el Ciclo Vital del Documento

3.- SELECCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso por medio del cual se determina el destino final de la documentación biensea para su eliminación o su conservación parcial o total y se realiza sobre aquellos documentos que no tienen un evidente valor histórico y que no se ha definido desde un comienzo su destino final.

4.- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL O CLASIFICACION DE DOCUMENTOS:

Esta se realizará mediante la utilización de series documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

Pueden ser por ejemplo: Actas, Informes, Correspondencia, Inventarios, Requisiciones, etc.

5.- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices,.). En tarjetas impresas o en un programa de cómputo, se hará una descripción genera (resumen) de cada unidad archivable.

6.- CONSERVACIÓN: Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los documentos enviados, que se encuentran dentro del depósito.Dar mantenimiento a la documentación (limpieza, quitar todo tipo de artículos que vengan adheridos a la pieza documental, tales como clips, grapas, cintas, prensas metálicas, etc.). Restaurar los documentos que vengan dañados o que se dañen en sus manejo a la hora de limpiarlos.

7.- ARCHIVO DE DOCUMENTOS: Colocar en el espacio físico en estantería metálica o corrediza o archivadores, las unidades archivables (cajas o expedientes ) e instrumentos descriptivos. Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.

8.- ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Poner a disposición de los usuarios la documentación o información a través de diferentes modalidades (copia, consultas, préstamos, investigaciones, etc.).Llevar registros mediante fórmulas o boletas de los préstamos de documentos, Llevar un registro para el control de visitantes o usuarios del archivo, Tramitar la devolución de los documentos.

9.- MECANOGRAFIA O DIGITACION DE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS Y TODO TIPO DE DOCUMENTOS: Digitar o mecanografiar los inventarios

...