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Autoliquidaciones de la Seguridad Social

Este documento cumple con las tres etapas es decir las de archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico, solo que en la empresa físicamente el archivo intermedio y el archivo histórico están en el mismo lugar, no hay distinción el uno del otro.

El momento de gestión se aplica de la siguiente manera:

Planeaciòn: en esta es cuando se establecen las fechas en que deben realizarse las planillas para el pago de la seguridad social, se deben tener en cuenta las novedades del mes y todos los soportes necesarios para esto igualmente plantear todo el proceso desde su implementación hasta el pago.

Elaboración: Este es el momento en que se ingresan las novedades al sistema, se hace la planilla, el pago y se imprime un primer soporte que es el resumen de todos los fondos.

Tramitación: Es cuando se descargan de la página del operador de información los soportes y se guardan digitalmente separados por fondos y periodos, igualmente se imprimen las autoliquidaciones y se folian para archivarlos en la carpeta o AZ.

En el momento intermedio se determina la vigencia de las autoliquidaciones, aunque en realidad esto ya está establecido porque se tiene claro que estos documentos hay que guardarlos para toda la vida, ya que la información allí contenida se puede requerir a lo largo del tiempo.

Para este tipo de documento no existe plazo precausional ya que legalmente no presciben.

Momento permanente: El soporte legal es la razón por la cual las autoliquidaciones de la seguridad social no deben destruirse ni descartarse.

En cuanto a las funciones archivísticas que van desde la elaboración o producción hasta su conservación permanente, es decir en este caso desde que se estipula la fecha de pago según la norma, la recolección de las novedades, los reportes, procesar la planilla, pagarla, guardar los soportes tanto digital como imprimirlos y archivarlos debidamente foliados y marcadas las AZ. Se ha estipulado que dichos documentos permanecen un año en el archivo de gestión de ahí pasan al archivo histórico que en el caso de la empresa es el archivo intermedio.

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