Ciclo Vital De Los Documentos

Ciclo Vital De Los Documentos

1. Funciones Archivísticas:

Son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Momento de gestión: Denominado también Pre archivo, el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Este a su vez comprende los siguientes momentos:

Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido.

Elaboración: Es la edición del documento.

Tramitación: tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para poner en vigencia el documento, el término de la tramitación da paso a la vigencia.

Edición: Es la fase de la elaboración del documento mediante la aplicación de la normalización y normalización que se requieran según el tipo documental. La normatización archivística regula la gestión y todo el ciclo de los archivos y la normalización que abarca la normatividad administrativa que regula el proceso comunicativo, informativo y archivístico y la normatividad técnica que regula el que, el cómo , el cuándo y el con que en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas.

Acopio: Es la reunión de documentos. Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen Interno o externo.

Organización: Proceso archivístico orientado a la clasificación, se realiza mediante la utilización de secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones; luego se archivara en subsecciones según la clase y tipo documental.

Preservación: Esta función enmarca todas las actividades que se deben tener en cuenta para la normalizar la producción del documento, dentro de las cuales se establece las políticas y lineamientos básicos para la generación. Dentro de estas actividades se encuentra la creación y diseño de documentos, medios y técnicas de producción e impresión, determinación y selección de soportes documentales (CD, videos), determinación de tamaños, calidad, y tipos de soportes (gramajes), determinación de uso y finalidad de los documentos, imagen corporativa y adecuado uso de la reprografía.

Momento Intermedio: llamado también archivístico es aquel donde interviene el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. Y sus momentos son:

Vigencia: es el momento central en la vida de un documento, concluye la vigencia porque se vence el plazo establecido en el mismo documento, por disposición legal, porque se produce un nuevo documento que modifica o anula el primero, porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento, por enterarse del documento como en el caso de los documentos de carácter informativo.

Plazo precaucional: una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es menester retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final, Persigue responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, a defectos en la tramitación o a errores en el cumplimiento de la vigencia, servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente. Termina cuando hay prescripción legal o de derecho, cuando lo establece la tabla de retención documental, o sea, cuando se vence el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.

Conservación: conjunto de medidas preventivas. Estrategias de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad, dentro de las unidades de conservación tenemos: libros, tomos, carpetas, cajas.

Control y Préstamo: cuando algún usuario requiere de la consulta de algún documento, se desplaza al archivo, es necesaria la firma en la tarjeta préstamo, en ella se asienta: la fecha, el nombre de la dependencia, el nombre del usuario y la firma del usuario al final queda libre un campo el cual se diligencia al momento de la devolución. La revisión de la tarjeta de préstamos, puede ser semanalmente con el fin de llevar el control sobre los documentos prestados.

Difusión: es el proceso por el cual se transmite al usuario la información que necesita o darle la posibilidad de obtenerla, se trata de una operación documental de salida. Dentro de las vías de difusión tenemos: papel impreso, soporte magnético, medios audiovisuales, etc.

Selección: disposición final señalada en las tablas de valorización documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger un amuestra de documentos para su conservación

...