Ciclo Vital De Los Documentos

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).

Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.

se corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso frecuente.

Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario.

Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.

Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.

Para la correcta comprensión de como se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes términos.

Las fases de la documentación

La actual dualidad de los archivos, como elementos administrativos y científicos, se fundamenta en la diversa utilidad de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, concepto muy vinculado a lo que la teoría archivística denomina las edades y los valores de los documentos.

A lo largo de los años 50 y 60 del siglo XX se desarrolló el concepto de pre archivo, que deriva de la teoría de la edad intermedia de los documentos, entendida como transición entre la utilidad administrativa y la edad de utilización para la investigación.

Como ya hemos visto, las denominaciones de archivo de gestión, archivo administrativo intermedio y archivo histórico no son más que el reflejo material de estas fases y edades, y responden a las deferencias de tratamiento y utilidad específica que caracterizan a los documentos a lo largo del ciclo de su vida.

1ª edad: fase activa o de formación: hasta cinco años. Es la primera edad del documento, que corresponde al momento de creación, recepción y utilización en el trámite inicial, que se alarga unos cinco años. Gestionada por la oficina productora. La documentación forma parte de los archivos de gestión. Se llevan a cabo dos procesos que inciden plenamente y de manera decisiva en la función archivística. En primer lugar, la entrada de los documentos en las oficinas del Registro General, circunstancia que marca la formalización de una primera instancia de comunicación entre la Administración y los usuario. En segundo lugar, el inicio de un trámite que se acabará materializándose en forma de expediente, que puede ser reglado y no reglado.

La descripción del expediente se convierte un una de las principales y más importantes operación archivísticas, ya que deberá garantizar la identificación y la recuperación de la información contenida en el citado expediente.

2ª edad: fase semiactiva o intermedia: hasta veinticinco o treinta años. En la que el documento

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