CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

A. Realice un caso práctico del ciclo vital del documento eligiendo un tipo documental que se genere en la entidad donde labora, defínalo, establezca su ciclo vital y especifique lo siguiente: cada una de las etapas que cumple, cada uno de sus momentos, las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento y su destino final.

Tipo Documental: Oficios enviados - Oficios enviados son correspondencia emitida por la entidad y los oficios recibidos, son la correspondencia que recibe la entidad.

Entidad: CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO.

Definición de Oficio en la CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO: Es la correspondencia que se emite y se recibe del exterior.

Todo oficio en la CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO se relaciona como documento de archivo, y puede ser producido en cualquiera de las dependencias.

REGLAMENTACIÓN DE OFICIOS EN LA CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO:

Mediante un acuerdo la CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO crea la Coordinación de Gestión Documental con el fin de garantizar el funcionamiento y mantenimiento del Sistema de Gestión Documental de la Cámara de Comercio del Putumayo con confiabilidad, oportunidad de toda la información, dando cumplimiento a los objetivos de la entidad.

Todo oficio en la CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO está previamente firmado por el EMPLEADO competente, así como numerado en forma consecutiva.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO EN EL CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO: OFICIOS

El ciclo de vida de los oficios emanados en la CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO está dividido en los tres períodos; los cuales a su vez, se subdividen en fases, así:

1.) MOMENTO DE GESTIÓN – PREARCHIVO-:

ETAPAS:

a. Planeación b. Elaboración c. Tramitación

La Planeación en relación a los oficios corresponde al carácter facilitador y de acuerdo a los siguientes caracteres:

Carácter Informativo del oficio: el oficio es el medio por el cual la entidad produce comunicaciones de carácter oficial, independientemente de la dependencia que lo emite.

Soporte del Oficio: el soporte de los oficios en la entidad es en papel, el cual es dirigido a los usuarios directos o indirectos que requieran ser contactados o atendidos, de acuerdo a la misión de la entidad La elaboración de oficios en el CAMARA DE COMERCIO DEL PUTUMAYO se realiza siguiendo normas, existente tales como acuerdos, resoluciones, circulares, memorandos, oficios varios, etc.

Mediante normas se ha diseñado la identificación de las siguientes características del oficio:

Identificación de la Dependencia Productora.

Definición de la tipología documental, y formatos.

Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas Una vez elaborado el oficio por la dependencia correspondiente en cumplimiento de sus funciones. Elaboración que podemos definir como el Proceso de Producción de Documentos – en este caso los Oficios- se procede a ser tramitado, solo una vez que el oficio este firmado por el empleado competente.

2.) MOMENTO INTERMEDIO – ARCHIVISTICO -:

Se realizan las funciones Archivísticas, así:

Preservación del oficio Acopio

del oficio Organización del oficio Conservación del oficio Transferencia del oficio

Desde el instante de la elaboración de los oficios se inicia a prevenir el deterioro de todo documento, incluidos los oficios, aplicando normas técnicas

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