Ciclo Vital De Los Documentos

Ciclo vital

1. Consultar y precisar cada una de las funciones archivísticas para que amplíes tu marco teórico sobre el tema

Funciones archivísticas: es un conjunto de procesos y procedimientos necesarios para agilizar la gestión de los documentos, su archivo y e manejo de correspondencia, en cada una de las entidades y su dependencia, que comprenden desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son los siguientes:

• Producción: generación de documentos con base a las funciones asignadas.

• Recepción: Operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica

• Clasificación: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora

• Tramite: Recorrido del documento desde su producción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

• Organización: Operaciones cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

• Consulta: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

• Conservación: medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

• Disposición final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital y especifica

• Cada una de las etapas que cumple

• Cada uno de lo momentos

• Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento

• Destino final

Tipo documental: líneas de paramento: documento que se genera para la construcción de un bien inmueble en el que se estipula el espacio publico, la altura, entre otros

• Este se entrega al secretario de despacho para que lo apruebe con su firma

• Se entrega el original al interesado y dejamos una copia para nuestro archivo

• Se archiva en una carpeta llamada línea de paramento agosto de 2011

• Su ciclo vital es de 3 años en el archivo de gestión y luego de este se transfiere a el archivo central

Nombre: maria esperanza beltran nieto Fecha: 30 febrero 2012 Actividad: Ciclo vital

Tema: Ciclo vital de los documentos

Es tan importante tener claridad sobre este tema porque al querer buscar un documento tengamos un orden ya sea alfabetico

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