Ciclo Vital Del Documentos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Ciclo vital del documento

18/05/2012

Luis Carlos Cárdenas T

Orden de compra

Es un documento de archivo, porque su información es producida por una entidad en razón de sus actividades, tiene un valor administrativo y por tanto debe ser conservado.

Momento de Gestión

 Planeación: Basados en los requerimientos que tenga la empresa en pro de sus actividades cotidianas, por ejemplo en este caso la empresa industrial Alusud Embalajes encargada de la fabricación de tapas, en base a esto por parte del jefe de producción se realiza la requisición de un repuesto para el arreglo de una maquina, para esto ingresa al programa Oracle y realiza una solicitud interna de orden de compra, esto le llega al analista de compra.

 Elaboración: se realiza la creación del documento usando como soporte el papel bond de 75 y se imprime en tinta negra, y su aplicación es:

Normatizacion: es regida por la normatividad archivística jurídica

Normalización: se rige bajo la Norma Técnica Colombiana 4436 Información y documentación, papel para documentos de archivo, requisitos para la permanencia y la durabilidad

 Tramitación: Una vez el departamento de producción realiza la requisición del elemento que necesitan, se realizan las cotizaciones pertinentes para escoger la más adecuada en costos y beneficio labor realizada por el analista de compras, posterior a la escogencia del proveedor seleccionado se crea la orden de compra por parte de dicho analista, esta va en con un numero asignado consecutivo en el cual se controla en sistema sobre las ordenes que se realizan y las compras que tiene la empresa.

Funciones Archivísticas

Para un adecuado manejo y control es necesario cumplí con una serie de actividades que son el que hacer archivístico, lo que comprende desde la creación hasta la disposición final:

• La preservación: Para evitar el deterioro del documento se capacita a los empleados sobre el adecuado manejo de los documentos de archivo, lo que permite una adecuada conservación.

• El acopio: Las ordenes son archivadas en consecutivo en la unidad de conservación.

• La organización: Las ordenes cuentan con un numero asignado lo que permite que sean archivadas en orden numérico.

• La conservación: Se utilizan unidades de conservación adecuadas para una adecuada conservación en la cual se archivan en grupos de 200 folios.

• La transferencia: Es realizada por el analista de compras al archivo central, allí se le entrega al archivista la información y el realiza un check list confirmado la entrega completa de la información se firma el acta de entrega y se conserva los documentos según lo estipulado en las TRD

Momento intermedio

 Vigencia: Después de su creación y soportando las firmas que autorizan la compra por parte de el jefe de producción así como la jefe de logística y la analista de

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