Ciclo Vital De Documento

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

1. Es documento de archivo Si – No - ¿por qué?:

Registro de Información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones. Es un documento de archivo ya que debe estar en una T.R.D (Actas de Grado) lleva un numero de radicado del documento, y fecha de elaboración.

2. Los caracteres internos del documento son:

Hacen referencia al contenido del documento y son:

Entidad productora

Origen funcional

La fecha, lugar de producción

El contenido Sustantivo

ENTIDAD PRODUCTORA: hace referencia a la persona, institución, corporación que genero el documento es importante para la descripción archivística.

ORIGEN FUNCIONAL: Es el carácter interno más importante que se debe tener en cuenta en la descripción de documentos su origen funcional de gran valor para revelar el contenido de los documentos. Para que fue producido? Que función administrativa motivó la creación de esta unidad documental?

Ejemplo un informe de informar, una ley de ordenar y dar cumplimiento

FECHA Y LUGAR DE PRODUCCION: al elaborar documentos es importante indicar la fecha y el lugar de producción ejemplo: cuando y en qué año fue producido el documento, donde en qué lugar fue producido el documento

EL CONTENIDO SUBSTANTIVO

Hay que observar que los datos informativos sobre la procedencia de los documentos proporcionan información sobre quién, como, cuando, y donde fueron producidos los documentos, acá interesan las personas, lugares, cosas o fenómeno de que trata el documento así como las fechas y lugares donde tuvo lugar

3. Los caracteres externos del documento son:

CARACTERES EXTERNOS DE LOS DOCUMENTOS

Hacen Referencia a los caracteres relativos de la estructura o propiedades físicas de los documentos y son:

Clase y Tipo

Formato

Cantidad y forma

TIPO: se refiere a algo más de las características físicas de un documento revela tanto el contenido como la estructura física del documento ejemplo: actas, Acuerdos, Circulares, Decretos, leyes, memoriales.

FORMATO: se refiere a la manera en que los documentos se reúnen al ser producidos, los documentos pueden reunirse físicamente en volúmenes, unidades archivables (carpetas, legajos, volúmenes y en Series y Subseries con determinada ordenación, numérica alfabética, geográfica, onomástica.

CANTIDAD: al describir los documentos es importante describir la cantidad, ejemplo si se encuentran encuadernados cuantos volúmenes son, cuantos documentos son, cuartas carpetas existen

FORMA: Cuando los documentos no son originales es necesario indicar la clase de copia, escrita a mano mecanografiada, fotocopia, microfilm, disquete,

...