Ciclo Vital De Los Documentos

Actividad:

Ciclo vital de los documentos

Tema:

Documento

1. Consulta y precisa cada función archivistica para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.

Dentro de las funciones archivísticas tenemos, Elaboración del documento, normalización, tramitación también se deben tener en cuenta las funciones archivísticas, propiamente dichas, es decir, las funciones que se realizan dentro de la Dependencia llamada Archivo, tales como son: La preservación el acopio, la organización, la conservación y la transferencia,

- ELABORACIÓN O EDICIÓN: Acción que se realiza cumpliendo con las reglas de Normalización establecidas para cada documento.

- Normalización: Es el conjunto de normas o reglas, que rigen según sea la clase del documento, las normas referentes a la normatividad que puede ser técnica o administrativa.

La Normatividad técnica regula el: Qué, Cómo, Cuándo y Con qué? de los procesos dentro de las empresas o instituciones que regulan el proceso comunicativo, informativo y archivístico.

- TRAMITACIÓN: Acumula antecedentes necesarios para poner en vigencia el documento

FUNCIONES ARCHIVISTICAS:

Se relacionan con el manejo y control adecuado de los documentos dentro de las instalaciones del Departamento o Sección Archivo, mismo que permite la administración de los documentos dentro de su ciclo vital.

PRESERVACIÓN: Esta función la cumple la entidad que elabora los papeles para los diferentes documentos, es la parte técnica del documento que determina la durabilidad del papel en que está elaborado, y con base en esa normatividad el Departamento de Archivo determina en que momento o época realiza la duplicación del documento, bien sea por microfilminas o por medio magnético.

EL ACOPIO: Relacionado con la agrupación de los documentos.

ORGANIZACIÓN: Es la clasificación y ordenamiento por fecha, numeración foliada, hora, etc, de los diferentes tipos de documentos que llegan a la dependencia.

CONSERVACIÓN: preservación de los documentos, según su clase, en: carpetas o folderes, cajas clasificadoras. Etc.

TRANSFERENCIA: Acción por medio de la cual los documentos que ha cumplido su ciclovital, son trasladados al archivo muerto.

2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital y especifica:

- Cada una de las etapas que cumple.

- Cada uno de sus momentos.

- Las funciones archivisticas que se llevan a cabo en cada momento.

-Destino final.

En el sitio en el que trabajo es muy común las solicitudes para la realización de contratos para servicios personales, partiendo de éste punto realicé el ejercicio de determinar su ciclo vital:

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