CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo. Las etapas o ciclos de los documentos son:

1. Producción,

2. Recepción,

3. Distribución,

4. Trámite,

5. Organización,

6. Consulta,

7. Conservación, y

8. Disposición final de documentos.

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Para la producción documental es necesario:

Identificar el destinatario del documento.

Elaborar y clasificar el documento de acuerdo a criterios y parámetros establecidos.

Establecer la forma de envió del documento de acuerdo a los parámetros establecidos en el reglamento interno de correspondencia.

Normalización de la producción documental este proceso implica:

Identificación de dependencias productoras.

Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

Directrices relacionadas con el número de copias.

Control de la producción de nuevos documentos.

Determinación de la periodicidad de la producción documental.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recepción de documentos:

Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

Radicación de documentos:

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Para esto se realiza la:

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Impresión de rótulo de la radicación.

Registro impreso de planillas de radicación y control.

Registro documentos:

Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Para esto se registra:

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo.

Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

Distribución de documentos externos que implica:

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

Clasificación de las comunicaciones.

Organización de documentos en buzones o casilleros.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Reasignación de documentos mal direccionados.

Registro de control de entrega de documentos recibidos.

Distribución de documentos internos que implica:

Identificación de dependencias.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Registro de control de entrega de documentos internos.

Distribución de documentos enviados en el cual se realiza la:

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

Control del cumplimiento de requisitos del documento.

Métodos de empaque y embalaje.

Peso y porteo de documentos.

Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

Control y firma de guías y planillas de entrega.

Control de devoluciones.

Organización mensajería externa.

Registro de control de envío de documentos.

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se señalan las actividades de:

Recepción de solicitud o trámite:

Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

Identificación

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