Ciclo Vital De Los Documentos

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

MARCO TEORICO: “FUNCIONES ARCHIVISTICAS”

Son el conjunto de procedimientos exactos para realizar la gestión documental, en el que cabe destacar el buen uso y el manejo en cuanto al orden que se le dé al archivo por cada una de las entidades en las cuales el documento pase cada entidad le hará su correspondiente proceso de gestión que están estipuladas en sus políticas.

Las funciones archivísticas no solo se limitan a que el documento cumpla una cierta tramitación en una entidad y que pase al almacenamiento, sino que exige una conservación no solo física sino que perdure ya que el documento pasa a ser histórico mas allá de ser institucional estos documentos son llevados al archivo general de la nación como patrimonio cultural, otros objetivos es para que el documento sea de mas fácil acceso, para consultas del contenido del documento.

Los procesos que gestionan las funciones archivísticas son:

La producción.

La recepción.

La recepción directa.

La recepción indirecta

Distribución.

Distribución de comunicación externos

Distribución de comunicación internos

Tramite.

Organización

Consulta

Conservación

Disposición final

Cada una de estas funciones son importantes para el sistema de gestión documental ya que define como se le debe dar el tratamiento al documento dependiendo de la entidad hay ciertas normas comerciales que rigen estos documentos describimos las siguientes: para la Carta es la NTC 3393, Memorando NTC 3397, Circular NTC 3234, Actas NTC 3394, Informes NTC 3588. El proceso de recepción indica la verificación y el control de los documentos, la distribución consiste en que el documento llegue a su destino final sin presentar anomalías, el tramite es el curso que se le va a dar al documento para un fin este debe pasar por unos procesos en la entidad en donde fue expedido el documento en conclusión es de vital importancia la organización que se le dé al documento aplicando los principios de archivística y normatividad vigente para que el documento cumpla con el objetivo con el cual lo predestinaron, el documento puede pasar a ser un archivo histórico el cual lo guardan como patrimonio cultural y también para futuras consultas en la toma de decisiones decisivas.

Su ordenación permite controlar su producción son series documentales simples por ejemplo: decretos, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comités, comisiones etc. Todo esto se plasma en folios y se procede al almacenamiento de los documentos que son importantes en el archivo general de la nación.

FINALIDAD DEL ARCHIVO

Disponer de la Documentación organizada con miras a la recuperación para su uso administrativo.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Administración

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