Como redactar las no conformidades detectadas en una auditoria.

Como redactar las no conformidades detectadas en una auditoria.

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Ya has visto en el anterior post, como hacer que la auditoria nos sean de utilidad, pero se nos quedaría cojo si luego a la hora de redactar las incidencias detectadas, no lo hacemos correctamente. Una no conformidad redactada mal puede crearnos ambigüedades, confusiones o malentendidos con las partes interesadas.

En este artículo, voy a intentar darte unas pautas para garantizar una adecuada redacción de las no conformidades detectadas.

Cuáles van a ser los objetivos que vamos a conseguir si aplicamos estas pautas:

En primer lugar que el auditado entienda de manera inequívoca la magnitud y la gravedad de la incidencia, que pueda dar una prioridad y agilizar la resolución a cada NC. En segundo lugar que el auditor pueda categorizar las NC para garantizar un correcto juicio de las mismas. Y por último garantizar un correcto seguimiento de las NC.

Una no conformidad se debe dividir en cuatro grandes bloques para su redacción:

MAGNITUD / DESCRIPCIÓN / REFERENCIA / EVIDENCIA OBJETIVA

MAGNITUD: va a ser la dimensión o tamaño del incumplimiento detectado y lo vamos a diferenciar según sea:

A) Hecho casual, puntual o si por lo contrario es generalizado o sistemático, para lo que podremos usar las siguientes inicios de frase….

- En todos los casos se detecta …

- En la mayoría de los casos se detecta…

- Con carácter general …

- En algún caso…

- En “x” casos de “y” casos examinados se detecta…

- En el caso…

- En el proceso…

- En el proyecto…

B) Ausencia, incumplimiento total o parcial de un requisito, en este caso te propongo los siguientes ejemplos:

- El sistema de calidad no contempla la aplicación del punto tal de la norma cual sobre el tratamiento del producto no conforme.

- El procedimiento de mantenimiento implantado no se ha tenido en cuenta los equipos de la zona de semiprocesados.

DESCRIPCIÓN: donde redactaremos que es lo que realmente no se cumple, momento que tendremos en cuenta que debe ser:

Legible, evitando las faltas de ortografía, usar una la misma terminología usada en las normas de referencia.

Claridad y concreción: El contenido de la no conformidad debe ser inequívoco y no dar lugar a posibles interpretaciones semánticas. Del mismo modo debe aportar una idea correcta de la situación para que alguien ajeno a la redacción pueda tomar decisiones al respecto. Debe evitarse una redacción reiterativa y con expresiones que dificulten su comprensión.

Te propongo unos ejemplos que debes evitar:

- Hay o habría que…

- Se debe o debería…

- Considero adecuado o no considero correcto…

- No está suficientemente documentado…

- Se considera insuficiente…

Utiliza estructuras

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