DEFINICIÓN DE DOCUMENTO

DEFINICIÓN DE DOCUMENTO

Aclara Calvo (2009) que la palabra documento proviene del latín documentum “enseñanza, lec¬ción”, derivado del verbo doceo, ere “enseñar”. El sentido actual está docu¬mentado en castellano por primera vez en 1786, y se llegó a él probablemente a través de “lo que sirve para enseñar”, luego “escrito que contiene información (para enseñar)” y finalmente “escrito que contiene información fehaciente.

Según Couture (citado en Calvo), es el instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestación de voluntad que produce efectos jurídicos. Según la afirmación de Borjas que los “instrumentos, documen¬tos, títulos escritos y escrituras, son vocablos sinónimos en el lenguaje forense, y se entiende por tales todo escrito en que se hace constar un hecho o una actuación cualquiera”. Igual afirmación hace Feo que “en nuestras leyes usan a veces las voces genéricas documento, o instrumento, título, o escritura, como equivalentes; y así las emplea la práctica corroborada ampliamente por nuestra jurisprudencia”.

Partiendo de esas definiciones pasa Calvo (2009) a conceptuar documento como todo escrito, público o privado donde consta algo. Los documentos vienen a ser medios evidentes de prueba, siendo insustituibles cuando así lo dispone la ley en determinadas circunstancias y condiciones, lo cual se debe a que es el testimonio humano existente y permanente que mantiene el vínculo con el pasa¬do, señalando cómo ocurrieron los hechos y se manifestaron externamente.

El tratadista Hugo Alsina disiente de la tesis de confundir en el mismo concepto, los vocablos documentos e instrumentos, porque si en efecto, las leyes hablan indistintamente de documento e instrumento, como si se tratara de si¬nónimos, en realidad, corresponden a conceptos diferentes.

Finalmente concluye Calvo que, por documento se entiende toda representación objetiva de un pensamiento, la que puede ser material o literal; siendo materiales, entre otras, las marcas, signos, contraseñas y literales, las escrituras designadas a compro¬bar una relación jurídica, para las que se reserva el nombre de instrumentos. De tal manera que según su pensamiento no hay sinonimia entre los términos, sino más bien responden a conceptos diferentes, porque el documento es el género, y el instrumento una de sus especies.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

A. Por razón de la persona de que emana.

Es la principal, la más importante. Se clasifica en documentos públicos, emanados de funcionarios públicos en el desempeño de sus fun¬ciones, y documentos privados, en los que no interviene, por lo menos en el ejercicio de sus funciones, ningún funcionario sino sólo personas privadas.

Clases de Documentos Públicos

Los documentos públicos pueden clasificarse ya sea atendiendo a la calidad del funcionario público que ha actuado en su formación, o al valor que el propio legislador le ha dado en las relaciones jurídicas.

1. Registrales aquellos donde ha intervenido en su formación el funcionario, que según la pertinente Ley de Re¬gistro Público está autorizado para tales funciones (Art. 10);

2. Judiciales cuando han sido formados por un Juez (Art. 1.366 Código Civil y 927 del Código de Procedimiento Civil);

3. Notariales en los casos establecidos en el Reglamento de Notarías Públicas, Art. 14, Ords. “a” y “b” y el Art. 32, Ord.1°.

Los documentos notariales pueden ser reconocidos o autenticados, la diferencia entre ellos es que el documento autenticado se transcribe íntegro en el Libro de Autenticaciones por duplicado y en el de reconocimiento es un sólo libro, no tiene duplicado, en él se plasma una síntesis del contenido del documento.

El Documento Auténtico

Es importante tener claro, que todo documento público es auténtico pero no todo documento auténtico es público. Explicando esto, se puede afirmar junto a Brewer-Carías, que el documento es público, porque lo forma o interviene en su formación un funcionario público facultado porla Ley para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurídicos que él ha realizado, visto u oído; y el documento auténtico que son aquéllos formados únicamente por los particulares que después de formados y sólo debido a la intervención a posteriori del funcionario, es que se obtiene certeza de quienes son sus autores y de que el acto se realizó.

La Sala de Casación Civil del Tribunal Supremo de Justicia, puntualizó en la sentencia N° 65, de fecha 27 de abril de 2000, las diferencias entre documento público y documento auténtico, a saber: “…En este orden de ideas, del contenido del artículo 1.357 del Código Civil, es preciso hacer la siguiente distinción: documentos públicos, son aquellos que deben estar revestidos, al momento de su otorgamiento, de todas las solemnidades quela Ley establece al efecto, y en cuya formación interviene un funcionario con la facultad de darle fe pública. La que alcanzara inclusive su contenido. Este documento público es también auténtico. Ahora bien, existe otra categoría de instrumentos que se reputan auténticos, son aquellos que aun cuando deben ser otorgados ante un funcionario que de fe pública, este solo dejara constancia de que los interesados se identificaron ante el y firmaron en su presencia, este personero no interviene en ningún modo en la elaboración del documento; tampoco deja constancia del contenido mismo. La redacción del citado artículo 1.357 del Código Civil, pudiera llevar a pensar que el documento público y el auténtico, son análogos, esto no es así y debe entenderse que el documento público por estar revestido de todas las formalidades para su perfeccionamiento, es también un documento autentico. Sin embargo, el documento autenticado es aquel se presenta ante un funcionario revestido para otorgar fe pública (notario), a fin de que deje constancia que los firmantes se identificaron en su presencia y ante él suscribieron el instrumento, ya redactado previamente…”

El Documento Privado

El concepto de documento privado no aparece definido en la ley venezolana.

Por lo tanto, se consideran documentos privados los que se otorgan las partes, con o sin testigos, y sin asistencia de ninguna autoridad capaz de darles autenticidad. Una antigua Sentencia dela Antigua Corte Federal, del 26 de mayo de 1952, citado por Brewer-Carías en un trabajo sobre la Autenticidad del Documento Público, nos aclara el concepto de documento privado que textualmente dice: “Con el nombre de instrumentos o documentos privados se comprenden todos los actos o escritos

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