Descripcion Bibliografica

Administración de Archivos Electrónicos

5.1 General.

Este capítulo establece los requisitos básicos para la creación, mantenimiento,

acceso, retención, almacenamiento y disposición de los archivos electrónicos. Para

asegurar que se mantenga de manera efectiva la documentación en formato electrónico

son necesarias las medidas apropiadas para prevenir el acceso sin autorización, la

pérdida, remoción o robo de archivos oficiales creados o recibidos en este formato.

Un archivo electrónico es toda información almacenada en un formato que

solamente una computadora u otro equipo electrónico puede procesar y que satisface la

definición de archivo. Los archivos electrónicos pueden contener cualquier tipo de

información tal como textos, datos cuantitativos, información codificada, imágenes y

sonidos. El archivo no consiste en el medio en el cual está almacenada la información,

sino en la información contenida en él.

Estos archivos están sujetos al uso obligatorio del Sistema de Clasificación de

Archivos (SCA) y de las Tablas de Retención de Archivos (TRA).

5.2 Identificación de los archivos electrónicos.

Los documentos electrónicos generados por aplicaciones automatizadas, tales

como documentos de texto, hojas de cálculo, documentos creados en sistemas de

correo electrónico, documentos adjuntos a un correo electrónico, así como los

documentos recibidos, deben ser revisados y evaluados para determinar si tienen valor

y utilidad para la entidad para ser considerados archivos y en consecuencia, ser

conservados en un sistema electrónico de administración de documentos o en una

estructura que permita clasificarlos de acuerdo con el Sistema de Clasificación de

Archivos y mantenerlos por el período que estipulan las Tablas de Retención de

Archivos.

Para identificar un archivo electrónico se utilizan los mismos criterios

establecidos para los archivos en papel ya que tienen la misma validez, sin embargo, es

importante que sean evaluados y administrados apropiadamente por la condición

cambiante y la fragilidad que tienen los medios electrónicos.

La información que carece de valor para la entidad no debe ser conservada. El

exceso de información innecesaria puede causar problemas en el momento de

localizarla y en la utilización de los recursos informáticos.

Los archivos electrónicos, al igual que los archivos en papel, deben tener

contexto, contenido y estructura. El contexto establece quien creó el archivo y la

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“Documento controlado – válido solo a la fecha que aparece en la impresión del documento. Puede confirmar la

versión vigente consultando en la intranet.” 12feb08

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