Documentación y Documentación respaldatoria (parte 1)

Documentación y Documentación respaldatoria (parte 1)

Introducción

En la empresa, desde su origen e incluso desde los preparativos para su fundación, se emiten y reciben diversos tipos de documentos muchos de ellos con importancia desde lo legal y/o contable.

Las registraciones contables que se asientes deben tener su respaldo en documentación; sea esta formal y legal o simplemente documentación interna de la empresa.

Así es que no toda la documentación implica su correlato en una registración contable, ni estás últimas deben indefectiblemente sustentarse en documentación formal y legal.

En lo que hace a la registración contable, debe tenerse presente que para llevarla a cabo no alcanza con entender la teoría contable y la forma de registración, sino que además reviste particular importancia conocer las características propias de los hecho económicos que se pretende asentar. O sea que si bien una persona puede saber acerca de la teoría contable y sobre la forma en que los hechos se registran (la mecánica de la registración), si no entiende las  particularidades del hecho, no podrá llevar a cabo una adecuada registración contable.

Pensemos por ejemplo en qué pasaría si alguien quiere registrar una operación de leasing o una operación financiera de futuros del mercado de valores. Conociendo la teoría contable y la mecánica de registración, no alcanzará para llevar a cabo debidamente dicha tarea, si no se tiene pleno conocimiento de las particularidades propias del leasing o los futuros financieros.

Clasificación

La documentación puede clasificarse desde diferentes puntos de vista, a continuación se brinda una breve descripción de algunas de estas:

Clasificación de acuerdo con quien la emita:

• Externa: cuando el emisor es ajeno a la organización. Ej. Remito por compra de mercaderías.

• Interna: cuando el emisor es la propia organización. Ej. Factura por venta de mercaderías.

Clasificación de acuerdo con el destinatario:

• Externo: en general se trata de documentación que emite la propia empresa para otros entes.

• Interno: en esta clasificación encontramos a documentación emitida por entes externos y por otros usuarios de la propia organización.

Clasificación de acuerdo con su obligatoriedad o implicancias:

• Legal: es aquella documentación que por diferente normativa externa es obligatoria para la empresa y actividad donde la misma se desarrolla. Por ejemplo: la obligatoriedad de emisión de facturas, recibos, remitos, etc. Podemos incluir también dentro de esta

clasificación, aquella documentación que si bien no es estrictamente obligatoria, tiene consecuencias legales; como ser la emisión de órdenes de compra.

• Normativa interna: la obligación de esta documentación emana de un imperativo interno de la organización. Por ejemplo: formularios de autorización de vacaciones al personal, de solicitud de materiales a depósitos, etc. A su vez, alguna de esta documentación trasciende a la empresa (o sea se exterioriza) y otra queda nace y muere en la empresa. Ejemplo de esta última: solicitud de cotización a los proveedores.

Clasificación de acuerdo con la correspondencia o no de registración contable:

• Respaldatoria de registración contable: aquí incluimos la documentación que dará lugar a la generación de un asiento en el libro diario de la empresa. Ejemplos: remitos, recibos, estimación de consumos, informes de asesores legales, comprobantes de depósitos, formularios de cuantificación de mercaderías vendidas, etc.

• No respaldatoria de registración contable: dentro es ésta tendremos al resto de la documentación, que si bien podrían tener implicancias legales no corresponde por sí sola que por la misma se genere una la registración de asiento contable. Ejemplos: emisión de orden de compra, presupuestos emitidos.

Incluso también podrá encontrarse documentación que en un primer momento no tenga significación contable, pero que podrá generar consecuencias financieras que en el futuro den lugar a registración contable. En este último caso, esta documentación será respaldatoria con la complementación de alguna otra. Ejemplo: orden de compra recibida (emitida por un cliente, para ventas futuras); de por sí, esta documentación no genera registración contable alguna, pero el no cumplimiento del compromiso de venta, podrá dar lugar a multas o sanciones que en su caso y complementando con la documentación que respalda la aplicación de las mismas, deberá procederse a su registración.

 Documentación y Documentación respaldatoria (parte 2)

Documentación en los procesos de compras, recepción y pagos

En el proceso de compra, interviene una variada cantidad de documentación (tanto a modo de documentación legal, interna, externa, etc)., dependiendo de algunos factores como: tamaño del ente; grado de formalidad de las procedimientos llevados a cabo, los elementos; bienes o materiales que se pretenda adquirir; cantidades (en valores o volúmenes) implicados; tipo de mercado proveedor (grado de concentración -desde mercados muy atomizados hasta otros a los cuales hay que recurrir existiendo un único proveedor o exclusividad-), etc. Todos estos factores tendrán implicancia en los procesos.

Veamos sencillamente, cómo sería un proceso de compra en para una empresa mediana, con un adecuado grado de formalidad, que desea adquirir materias primas para su producción, en un mercado con varios proveedores posibles.

Algunas consideraciones a tener en cuenta: a) Este es un esquema básico general de los procesos de adquisición, recepción y pago, para determinados bienes; cada ente y circunstancias definen sus propios circuitos y procedimientos. b) Vemos que no toda documentación resulta ser respaldatoria de registración contable. c) No debe confundirse documentación respaldatoria que, insistimos, se refieren a soporte de la registración contable, con la documentación definida legalmente. O sea una registración podrá ser respaldada con documentación no definida legalmente; ej. parte de recepción de bienes y servicios. d) Tampoco debemos confundirnos los medios de pagos con los comprobantes. Un cheque, un documento es un medio de pago, pero nunca podrá ser un comprobante de respaldo del mismo. Este respaldo estará dado por el recibo o constancia de pago (comprobante de depósito en cuenta corriente, de transferencia electrónica, etc.).

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