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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

Los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos. Por clasificación entendemos que es el proceso por el cual pasan los documentos La ordenación comienza cuando termina la clasificación. Este asunto se encarga de relacionar y unir cada grupo mediante el sistema más conveniente, que es el Alfabético, Numérico, cronológico Este se utiliza para series documentales, compuestas por expedientes que permanecen abiertos por grandes lapsos de tiempo Por ejemplo: las historias clínicas, ya que están expuestas a constante consulta y movimiento. Este se encarga de ordenar la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares.

• Principio de procedencia: Es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes. Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para los administrativos, pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la evolución estructural histórica de la institución, identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla o desarrolló en el pasado, integrando en torno a cada una los documentos correspondientes agrupados en series. Para la aplicación del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series. Debe hacerse una clasificación documental reconstruyendo la estructura de fondo documental.

• Principio de orden natural: Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción. Cuando una serie documental está compuesta por varios expedientes o carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se fueron conformando.

En conclusión la ordenación pertenece a documentales simples o complejas pertenecientes a una misma serie. También determina que documento va primero y cual va después y tiene conocimiento de la historia de la empresa o entidad.

El mejor método para la Organización de un archivo es crear o simplemente respetar el orden originario que tuvieron o debieron tener los papeles en cada una de las dependencias. También es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a signar, los documentos de cada entidad

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