EL PROTOCOLO

EL PROTOCOLO

El Notario es ante todo un profesional del derecho, en su función escucha a los clientes y da forma legal a la voluntad de estos, a los que aconseja y asesora con sus conocimientos jurídicos y luego, redacta el instrumento, lo autoriza para darle toda la fuerza legal, y lo conserva para darle permanencia.

Notario Rafael Vargas Aceves

Me centrare en el instrumento ya autorizado que es la obra culminante de la actividad notarial, pues al crear el documento materializa la voluntad de las partes y señala losa limites de los derechos y obligación de cada uno, haciendo la prueba idónea de las obligaciones contractuales.

La escritura tiene un doble valor: uno, como documento mismo destinado a conservar la prueba fehaciente de la existencia del contrato o acta, y el segundo, como un documento histórico. Para cumplir su doble función, se debe cuidar al máximo su permanencia e inmutabilidad a fin de lograr la seguridad jurídica.

Para satisfacer el notario su cometido de conservar el instrumento, tiene actualmente como obligación legal, que deberá asentar este en el protocolo. Que según definición de nuestra Ley Notaria es: EL LIBRO O LIBROS QUE IRA ENTREGANDO LA SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO AL NOTARIO, debiendo estar FUERTEMENTE ENCUADERNADO Y EMPASTADO. Lo que para nosotros significa la utilización del protocolo cerrado, y por ende, rezagarnos en esta época moderna con métodos imprácticos que imponen un freno a la eficiencia de la función notarial.

Históricamente nos encontramos que con anterioridad a este siglo, los protocolos se formaban con legajos de escrituras que el notario o escribano iba acumulando, y el se encargaba de encuadernar y empastar en su oportunidad.

Así tenemos, que en el Diccionario Castellano de la Academia Española, edición 1824, define el protocolo como: “El libro en el que el escribano pone y guarda por su orden los registros de las escrituras y otros instrumentos que han pasado ante el, para que en todo tiempo los hallen”. O sea, en Notario manejaba folios sueltos que al acumularse cierto número de actos o contratos, mandaba empastar y forman libro, el que conservaba.

Este siglo nos trae el manejo del protocolo cerrado, o sea, el libro encuadernado y empastado entregado por el Estado, donde el notario deberá asentar los actos ante el pasado. A principio de siglo, se registraban las escrituras en forma manuscrita.

Para los primeros treinta años la solución manuscrita fue aceptable, pero el transcurso del tiempo, que trajo como consecuencia el aumento de trafico económico en una ciudad como la nuestra de constante crecimiento, obligo a buscar nuevas alternativas para evitar o acelerar el trabajo manuscrito sobre el protocolo, y así, se empezaron a utilizar maquinas de escribir directamente sobre el libro. Al parecer estas maquinas fueron desechadas totalmente por su costo.

Para los años 50´s, surge la novedad que para la impresión sobre el libro del protocolo se use la gelatina, la que trae como ventaja que además de hacer el trabajo sobre el protocolo, se pueden obtener varias copias, pero es más cierto, que tiene mas desventajas que además de hacer el trabajo sobre el protocolo se pueden obtener varias copias, pero es mas cierto, que tiene mas desventajas que acierto, según lo demostrare con posterioridad.

Los últimos años y siguiendo con el tema de la impresión de los actos y contratos en el Protocolo, algunos notarios empezaron a utilizar el offset, y también gracias a un colega que diseño un marco y una seda que auxilia la impresión sobre el Libro. Tenemos que los dos sistemas no han sido muy generalizados, el primero en mi opinión por costosos y el segundo requiere de cierta pericia y habilidad para su manejo.

Ante esto, la realidad actual es, que la generalidad usa para la impresión la gelatina, la que merece un análisis.

Que sucede con la impresión en el protocolo hecha con gelatina como primera opción, esta quedo clara, nítida y todos los caracteres quedaron perfectamente definidos y tenemos un texto azul legible y medianamente aceptable a la vista. Me atrevo a afirmar que son menos las buenas impresiones que las que las malas y solo de una manera enunciativa señalare los siguientes defectos, que todos los notarios que usamos este sistema apreciamos.

1.-Que en la misma escritura pueden existir varios tonos de azul ya que cada placa es independiente, dando una tonalidad distinta a cada hoja.

2.-Cuando la superficie de absorción de la gelatina no es lisa, tiene desniveles en forma de ampollas al revés, originando al hacer la impresión, que en esos lugares no se deje ninguna entra, numero o en ocasiones palabras.

3.-La humedad provoca en las gelatinas la formación de un hongo que daña la superficie y la hace irregular, con los mismos efectos antes señalados

4.-Cuando la gelatina tiene defectos de fabricación en forma de pequeños círculos o lunas y no habrá absorción ni contacto con la tinta hectografica, consecuentemente no habrá impresión sobre el protocolo.

5.- En otras ocasiones, la gelatina, por su mala calidad, suelta pequeños grumos que se pegan al papel provocando manchas y distorsión de la letra o numero.

6.-Cuando la gelatina tiene un tiempo de uso relativamente corto, presenta grietas, cuarteadoras, resequedad, hongos, grumos, etc.., en zonas en la que la absorción se torna deficiente, y por lo tanto la impresión también.

7.-Según la opinión de algunos compañeros, la gelatina ha perdido la calidad que anteriormente tenia y su duración se ha ido reduciendo, lo que ocasiona impresiones cada vez mas malas y con mayores costos tanto económicos como de seguridad jurídica, y que siempre repercuten en los usuarios del servicio notarial.

8.- Al hacer físicamente la impresión, algunas veces por falta de pericia de nuestros auxiliares, puede quedar movida o en blanco alguna de la orillas, dando como efecto dobles letras o palabras ilegibles o definitivamente, zonas en blanco.

9.-Podemos agregar que la superficialidad de la tinta sobre el papel, hace que fácilmente sea borrado la impresión hecha por gelatina con agua o algún solvente diluido, lo que obviamente resulta contrario a la seguridad de la función notarial.

Como conclusión, se puede señalar que la gelatina se usa únicamente por que no existe con otra cosa mejor, ya que los defectos de impresión, que muchas veces distorsionan palabras, nombres, números o datos, ocasionan que el principio de seguridad jurídica se vea trasgredido en perjuicio de las partes.

También forma parte de nuestro quehacer diario la certificación de copias fotostáticas, que

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