ELECTIVA Cuestionario 1

Cuestionario 1

1) describa cuales son los aspectos fundamentales que se utilizan para el desarrollo de las metodologías expuestas

Objetivo, normas y pasos a seguir

2) defina cada uno de los aspectos fundamentales

Como objetivo, se hace referencia al marco general de logros de la metodología descrita

Como normas, se hace referencia a la reglamentación, disposiciones y responsabilidades en la metodología descrita

Como pasos a seguir, se hace referencia al detalle de las actividades que se siguen para llevar a cabo la metodología descrita

3) que sinónimo se utiliza para procedimiento

Tramite

Cuestionario 2

1) por que es necesario elaborar un plan de trabajo para desarrollar un proyecto

Por que nos ayuda a conocer en cualquier momento en donde estamos, que falta por hacer y si estamos dentro del tiempo previsto para el desarrollo de las etapas del plan, o si es necesario tomar algún tipo de medida para corregir las desviaciones que se presenten.

2) describa brevemente que contiene un plan de trabajo

Dos partes: *alcance del proyecto. *aspectos mencionados en el alcance del pryecto-

3) cuales son los subproyectos de un proyecto de procedimientos

Parte I levantamiento de la estructura de información del área en estudio

Parte II levantamiento del sistema de información del área en estudio

Parte III diagnosis y simplificación de los procedimientos del área

Parte IV conformación de los manuales de procedimientos

Parte V implantación de procedimientos

4) como se efectúa seguimiento y control a un proyecto

Disponiendo de un medio grafico, atraves del cual se pueden controlar las etapas del proyecto comparando lo planeado con lo realmente sucedido

Cuestionario 3

1) que se requiere para tener un conocimiento de la organización actual de la empresa

Preparar el organigrama detallado, incluyendo número de personas, niveles y funciones generales de cada área de estudio

2) que contiene la estructura orgánica de una empresa

Contiene número de personas por cada dependencia y cantidad de posibles procedimientos por área

3) que es lo más importante de identificar dentro de la estructura orgánica

Determinar la cantidad de trámites con que cuenta cada una de las áreas para disponer de toda la información en forma completa y precisa

Cuestionario 4

1) cual es el objetivo de realizar un inventario de procedimientos

Disponer de una metodología ordenada que permita conocer todos los procedimientos administrativos en uso en la empresa para que la gerencia general pueda definir los prioridades de estudio

2) que formularios deben utilizarse para elaborar el inventario

Los formularios de entradas y salidas de documentos

3) quien debe coordinar la elaboración del inventario

El director del proyecto (director de organización y métodos o director de planeación u otro directivo asignado)

4) indique quienes son los responsables de diligenciar los formularios

Los jefes de áreas

5) quienes son los responsables de determinar el nombre correcto de cada procedimiento

Cada jefe de área

6) que se debe tener en cuenta para determinar el nombre de un posible procedimiento

Cada jefe de área determina el nombre de un posible procedimiento, estableciendo donde inicia y donde termina cada uno. Cada jefe de área de acuerdo con el inventario realizado, elabora un acta donde aprueba los nombres y cantidad de procedimientos identificados

7) mediante que documento se debe aprobar el inventario

Para la aprobación del inventario de procedimiento se debe elaborar un acta por cada jefe de área respectivo

Cuestionario 5

1) cual es el objetivo de realizar el levantamiento de procedimientos

Disponer de un mecanismo preciso y ordenado que permita conocer paso a paso y en forma detallada, cada una de las acciones que se realizan en los procedimientos, para su posterior análisis, diagnostico, simplificación, agilización y determinación de los riesgos de control interno

2) quienes deben integrar el grupo de trabajo

Representantes de las áreas: de estudio, de organización y método o del área de planeación, de sistemas y de auditoria interna para levantar al detalle los procedimientos

3) como se deben establecer las prioridades para el levantamiento

De acuerdo con el inventario realizado

4) relacione tres aspectos en orden de importancia para hacer un levantamiento

5) que formulario se utiliza para el levantamiento de procedimientos

6) que factor importante se debe identificar en el levantamiento de procedimientos

Cuestionario 6

1) cual es el objetivo de diagramar los procedimientos

Aplicar las normas y la metodología estándar en la elaboración de los diagramas de flujo de los procedimientos para facilitar su estudio y análisis posterior

2) como debe ser dibujado el diagrama de flujo

El flujo debe ser dibujado de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha

3) que se debe utilizar para la diagramación

La primera hoja debe llevar como encabezamiento, por cada columna del cargo de la persona que interviene y el área a que pertenece. Solo una columna por cada cargo que interviene

4) que símbolo no es recomendable utilizar y por que

Se recomienda no utilizar conectores en razón a que estos no permiten una visualización secuencial de las actividades o pasos detallados en el levantamiento

5) que símbolo se recomienda evitar y porque

Se debe evitar al máximo la utilización del rombo de decisión, por cuanto los procedimientos deben ser lo mas claros posibles, sin dar lugar a cambios alternos

6) quien debe diagramar los procedimientos

Cada uno de los usuarios entrevistados firma la columna correspondiente en el diagrama de  flujo de cada procedimiento

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