Efectivo En Caja Y Banco

 EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

• Efectivo en caja

• Cuentas bancarias

• Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

Características:

A) Liquidez inmediata: es el rubro mas liquido del activo (liquidez: facilidad de transformarse en dinero en efectivo).

B) poder cancelatorio ilimitado: puede ser utilizado como medio de pago para la cancelación de obligaciones (efectivo, ctas ctes, cajas ahorro, cheques).

 CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO.

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas. La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

1. Operaciones en el mostrador (ventas)

2. Ingresos ejecutados por cobradores

3. Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:

1. Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.

2. La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.

3. Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.

4. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:

1. Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.

2. Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.

3. Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendan a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.

Podemos establecer que el área de efectivo comprende: Caja y Banco

La caja se divide en dos:

1. Caja chica

2. Caja general

La caja chica: es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

La caja general: es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.

Entre las medidas de control están:

1. Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.

2. Que estos volantes estén numerados

3. Manejados por una sola persona

4. La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.

5. Depositar el dinero de la caja general

6. Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

 FONDO DE CAJA CHICA.

Pequeña cantidad de dinero en efectivo dentro de la empresa que se utiliza para afrontar una serie de pagos pequeños, los que serían muy engorrosos saldar con cheques. Es un activo circulante.

Procedimiento de Funcionamiento del Fondo Fijo

1. Creación del fondo.

2. Se estima una cantidad de dinero que cubra las necesidades para pequeños pagos en determinado lapso.

3. Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la persona que se va a encargar de su custodia y manejo dentro de la empresa.

4. Se establecen una serie de normas para su funcionamiento (prohibir hacer pagos de caja chica por montos superiores a cierta cantidad, establecer qué persona debe autorizar los pagos con el efectivo del fondo fijo).

5. El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y guardará constancia que justifique los pagos hechos.

6. Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto período de tiempo preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes por lo que ha cancelado y se le emite un nuevo cheque por el total de los recibos para que vuelva a tener su fondo fijo completo y así sucesivamente.

No se afectó la cuenta "Caja Chica" ya que ésta se moviliza solamente cuando se crea, cuando se decide aumentar el fondo o cuando se decide disminuir el fondo

 PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

De acuerdo con H.A. Finney (1982, p.13-24) expresa en su libro “Curso de Contabilidad” que los procedimientos contables son:

• Cuentas Débitos y créditos

• Cargos y créditos a las cuentas

• Cuentas de activos

• Cuentas de pasivo y capital

• Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos

• Registros de las operaciones

• Cuentas por cobrar y por pagar

• El diario y el mayor

• Pases al mayor

• Determinación de los saldos de las cuentas

• La balanza de comprobación

 ARQUEO DE CAJA

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

 EJEMPLO:

Preparar el arqueo de caja con las siguientes cantidades para el mes de abril

1.- Saldo del mes de Marzo 300, 000.00

2.- Ingreso durante el mes de Abril 1, 815, 000.00

3.- Gastos del mismo mes fueron 1, 545,

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