Ejemplo Instructivo para la Estructura de un Radicado

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Instructivo para la estructura de un radicado

Mediante el presente instructivo, se detallarán las partes de el radicado que la Unidad de Correspondencia, mediante el aplicativo, ha asignado a cada una de las comunicaciones oficiales de la institución, con el fin de mantener el control de la organización y facilitar la consulta de los mismos.

1. Estrutura del radicado

Una vez verificada la información contenida en el documento, se dará paso al proceso de radicado, de acuerdo a la herramienta de gestión que se aplica en la entidad.

La estructura del radicado es alfanumérica (números y letras), en el que los caracteres están separados con un guion. De acuerdo a la siguiente organización: Las tres primeras letras son de acuerdo a la ciudad sede en la que se maneja la documentación, los 2 caracteres siguientes corresponden al área productora, seguido por un caracter asignado al tipo de comunicación, 2 caracteres del año vigente y los últimos 5 caracteres de acuerdo al consecutivo de la documentación de acuerdo al tipo de documentación.

El radicado ha de verse de la siguiente manera:

XXX-XX-X-XX-XXXXX

DD/MM/AAAA       00:00:00 AM

1. cIUDAD sEDE

En vista de que la entidad posee varias sedes a lo largo del país los primeros tres caracteres del radicado, van asignados a la ciudad sede de el mismo. En este caso las siguientes

Por lo tanto, en el radicado, debe verse así:

BOG-XX-X-XX-XXXXX

1. aREA PRODUCTORA

Los siguientes 2 caracteres, han sido asignados al área productora, en esta entidad se organizan de la siguiente manera:

Por ello, a modo de ejemplo, el número de radicado sigue así:

BOG-01-X-XX-XXXXX

1. tipo de comunicación

Estas se dividen en cuatro tipos de comunicaciones principales y a cada una de ellas se le asigna uno de los siguientes códigos:

De acuerdo al ejemplo que se está siguiendo la continuación del radicado es:

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