Ejemplo de instructivo de tareas

INSTRUCTIVO DE TAREAS

Parte Diario

El Parte Diario es una tarea mensual que consta de realizar una planilla de Excel por dirección en donde diariamente un encargado de la misma deja constancia de las asistencias/inasistencias de los funcionarios de dicha dirección.

Todos los días 1º de cada mes el parte debe estar realizado.

• Ubicación: PERSONAL – PARTE DIARIO – Carpetas, cada carpeta corresponde a una dirección.

Ejemplo: DAF- 2015 – Muestra todos los partes hasta la fecha.

• Como hacer el parte: Seleccionamos uno de los partes, lo abrimos y en la barra de tareas vamos a Archivo- Guardar Como – y ponemos Parte (El nombre del mes que vamos a realizar), 2015 y el nombre de la dirección.

Esto es lo primero que debemos hacer para no perder los datos del parte.

• Dentro del parte solo hay que cambiar el titulo del mes.
• Borramos el relleno y el contenido (asterisco, licencias, comentarios)  dejando solamente los datos de los funcionarios y los días del mes
• Rellenamos con amarillo claro los días que corresponden al sábado y domingo y con ciruela los días que son feriados No laborables.
• Por ultimo cliqueamos en Guardar y cerramos.

Planilla de Control

En Recursos Humanos contamos con una planilla para el control de licencias (ordinaria, extraordinaria, resolución, estudio, etc.). Esta es una tarea diaria, a medida que los formularios llegan se ingresa para evitar el mayor margen de error.

• Ubicación: OFICINA DE PERSONAL – LICENCIAS – CONTROL DE LICENCIAS POR DIRECCION (Planilla de excel)

Dentro de la planilla están separados los tipos de licencias por nombre y color.

También separamos los funcionarios por dirección, entonces, por lo tanto, tenemos la dirección, el número y nombre del funcionario y lo único que se agrega son los días que toman en el lugar correspondiente y se modifica el saldo en la misma planilla al final de la fila del correspondiente funcionario.

• En el caso de la licencia extraordinaria y resolución los funcionarios pueden tomarse medio día por lo que en la casilla donde ponemos la fecha se le agrega un comentario que diga Medio día. (Clic derecho -  Insertar comentario)

Legajo:

Cuando ingresa un nuevo funcionario se arma un legajo en el cual se archiva toda su documentación (fotocopia de cedula, credencial, curriculum, documentación de BPS, etc.)

Dentro de este se arma una carpeta, para armarla imprimimos desde PERSONAL – LORENA -  LEGAJOS -  CARATULAS DE LA FICHA PERSONAL.

Con estas carátulas armamos la carpeta, cada hoja en un folio y estos en una carpeta común  A4.

• Otro paso de la ficha personal es el ingreso en el programa GIRH

Se debe ingresar a Internet Explorer, en los marcadores lo encontramos como LOGIN DE USUARIO.

Usuario: RSPALLA

Contraseña: RSPALLA

Empresa: INAC.

Una vez que ingresamos vamos a Ficha Funcional -  Datos de Funcionario -  y vamos a completar los Datos personales, familiares, de estudio y salud.

• Cuando enviamos un medico y necesitamos algunos datos como ya se menciono anteriormente ingresamos a esta pagina y dentro de datos personales vamos a encontrar todos los datos necesarios.

Archivo de Formularios

• En PC:

Cuando llegan los e-mails al correo vemos que los formularios llegan como datos adjuntos, por lo tanto los abrimos, imprimimos y guardamos en; OFICINA DE PERSONAL -  LICENCIAS – ADMINISTRACION DE LICENCIAS- Abrimos la carpeta de la dirección correspondiente, buscamos el funcionario, abrimos la carpeta que diga Licencias 2015;

Si la licencia es ordinaria le damos el nombre Lic. Ordinaria y el periodo, Ej.: 01.09.2015
Si es extraordinaria, Lic. Extraordinaria y el periodo
Si es por estudio, Lic. Por estudio y el periodo
En el caso de las Resoluciones le damos el nombre RES, y el periodo de licencia.

Por ultimo le damos Guardar y cerramos.

• En Bibliorato:

Cuando ya fueron pasados a la planilla y a los programas proseguimos a archivarlos. En la oficina hay biblioratos, uno para cada dirección en donde se archivaran estos formularios. Como en la computadora vamos a encontrar que también están separados los funcionarios para que estén ordenados.

Al igual que en la planilla esta es una tarea diaria para que se pueda mantener el orden.

Carne de salud:

Esta planilla es para llevar el control de los funcionarios que tienen la carne de salud vigente.

Aproximadamente cada tres meses se realiza una revisión general y se le informa a los funcionarios que aun no lo han traído que deben hacerlo o los próximos vencimientos.

• Ubicación: OFICINA DE PERSONAL – CARNE DE SALUD -  LISTADO DE CARNE DE SALUD VIGENTE (planilla Excel)

Están diferenciados por color dependiendo de la vigencia, y también separados por hombres y mujeres en el orden de las direcciones.

En la oficina están los biblioratos con las copias de los carne de salud. En el biblioratos azul CARNE DE SALUD están los vigentes y los vencidos después del funcionario nº 600.

Los vencidos de los funcionarios anteriores están en el biblioratos gris de al lado. VIGENTES HASTA 599.

Cuando llega un nuevo carne lo registramos en la planilla la cual también se encuentra impresa en la oficina.            

Botiquín:

En todos los pisos contamos con un botiquín de primeros auxilios.

Cada tres meses se hace un control piso por piso para saber que es lo que falta.

• Ubicación: PERSONAL – BOTIQUINES – LISTADO. (Planilla Excel)

En esta planilla tenemos los pisos y lo que lleva cada botiquín para que sea más práctico y rápido el control.

Cuando esta completa la revisión controlamos si en la oficina tenemos stock para completar o  de los contrario se realiza un pedido no común a proveeduría.

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