El por qué de los inventarios en las empresas

El por qué de los inventarios en las empresas

Escrito por Misael Ojeda el 21 Nov 2012

Cuando se tiene un negocio con una gran cantidad de mercancía, una de las cosas mas importantes es tener el control de ésta, qué se tiene, qué falta, qué excedente hay, y aun si nuestro negocio no maneja una extensa cantidad de productos, el control de inventarios se vuelve indispensable para que pueda fluir la empresa sin retrasos indeseados y sobre todo, sin perdidas de capital.

Con la ayuda de nuestros amigos de EMAGISTER y su curso de Como controlar el inventario, me gustaría compartir con ustedes por qué es importante llevar a cabo un buen inventario y cómo podemos hacerlo.

Importancia del control del inventario

La relevancia de los inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades.

La obtención de utilidades obviamente proviene en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en las micro y pequeñas empresas es poco atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios, y es que sin el efectivo control de los inventarios, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.

El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas básicas y simplificadas del control de inventarios, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades.

Beneficios

El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización de la calidad... todo en aras de tener mayores utilidades.

También en la operación de la propia de la empresa, las ventajas son tangibles:

Planeación de compras de la empresa. Al controlar el inventario vamos creando información precisa que nos será útil para aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que estemos. De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, también mediante hoja de cálculo una vez alimentada con información generada diariamente, nos sugerirá de manera aproximada qué tanto debemos comprar de cada producto del inventario, durante un periodo de al menos 3 meses.

Planeación del flujo de efectivo. Conoceremos el monto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que nos permitirá saber cuánto habremos de invertir en pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no propios a la operación de la empresa, para no minar su liquidez.

Procedimiento de recibo

Este proceso empieza desde el mismo recibo de la mercancía.

El recibo de mercancía se hará por la parte posterior del negocio de ser posible.

Se le recibirá a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno, no habrá favoritismos salvo en el caso de necesidad extrema de cierta mercancía.

El recibo de la mercancía debe ser minucioso, debemos revisar cajas cerradas, checar que la mercancía venga en óptimas condiciones, verificar el peso de la mercancía que lo requiera y checar caducidades, etc.

En dado caso de que el proveedor traiga mercancía de menos o en condiciones no óptimas para el negocio se avisará a la gerencia y se devolverán esos productos, además, que se levantará un acta de incidencia si así se requiere.

Revisar facturas de mercancía recibida para cotejar que lo que se recibe físicamente es lo que dice la factura y, en caso de haber un error, tachar y corregir en el documento la cantidad errónea.

La revisión de facturas se hará en el momento de recibir la mercancía (o de acuerdo con la política interna de la empresa), circulando las cantidades de producto correcto y tachando y corrigiendo las que no.

Llevar un control en el formato de recibo de las mercancías que se reciben por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante del proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto.

Toda la mercancía recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el almacén y ser capturada en sistema.

Procedimiento de almacén

Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado en el almacén.

Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.

Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir accidentes y deterioro del producto.

Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo esté en orden (checar la mercancía que más se utiliza).

Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos en sistema.

Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad y salida a los demás cercana caducidad.

Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de esta (items o productos hijos).

Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de mercancías.

Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser registrada en el sistema, esto es, darle salida de almacén y entrada en el departamento al que se haya hecho la transferencia.

Consecuencias de no llevar un buen control del inventario en la empresa:

Insuficiencia de inventario Sin el inventario suficiente para vender, no sólo perdemos la venta, sino también clientes. El negar productos demerita sobremanera la concepción que el cliente tiene del negocio y provoca que el consumidor asista a otro negocio, ya que la competencia es cada vez más agresiva.

Baja calidad de la

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