GUIA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS DE RIESGO DEFINITIVO

1. OBJETIVO

Establecer las indicaciones de diligenciamiento de los formatos defindos por el proceso de Riesgos para la identificación, evaluación, control y mitigación de riesgos en cada proceso.

1. ALCANCE

Aplica para el diligenciamiento de los siguientes formatos:

• Plan de Acción de Mitigación del Riesgo
• Indicadores de proceso y control
• Esquema de Autocontrol
• Autoevaluación
• Actualización de Matriz de Riesgos.

1. CONDICIONES GENERALES

Una vez realizadas las pruebas a controles y establecimiento del mapa de Riesgos Residuales, los criterios sugeridos para tomar decisiones sobre los planes de acción de los riesgos, vistos desde la gestión de las fallas son:

• Para los riesgos calificados como Extremos y Altos, se establecerán planes de acción cuya fecha máxima de implementación sera 1 mes, mediante la identificación de las Fallas que no tienen ningún control asociado o que la evaluación de la solidez individual del control obtuvo una evaluación igual a Inadecuada, Débil o Moderada.
• Para los riesgos calificados como Moderados y Bajos, se establecerán planes cuya fecha máxima de implementación será 6 meses, mediante la identificación de las Fallas que no tienen ningún control asociado o que la evaluación de la solidez individual del control obtuvo una evaluación igual a Inadecuada o Débil.

Dentro de las recomendaciones para el tratamiento y definición de los Planes de Acción, es importante definir la opción que se le dará a cada una de las fallas, con alguna de las opciones siguientes:

La selección de la opción mas apropiada para  ALMAGRARIO, involucra balancear el costo de implementar cada opción en relación con los beneficios derivados de la misma.  Otras opciones de mejora pueden no ser económicas y necesitar un juicio para establecer si son justificables.

Las opciones son evaluadas sobre la base del alcance en la reducción del riesgo y de cualquier beneficio u oportunidad adicional creada. Pueden considerarse y aplicarse una cantidad de opciones ya sea individualmente o combinadas.

Luego de definir las Plan de acción se precisa incluir metodológicamente las siguientes actividades:

• Evaluar las opciones de mitigación: En este punto, las opciones deberían ser evaluadas sobre la base del alcance de la reducción de la falla, y el alcance de cualquier beneficio u oportunidad adicional creada.
• Formalizar el plan de acción para cada uno de las debilidades o fallas  seleccionadas.
• Establecer los indicadores de Riesgo, los cuales son la evaluación en conjunto del KPI (Indicador clave del proceso) y del KCI (Indicador clave de Control), los cuales son diseñados y establecidos por los dueños de los procesos.
• Monitorear el funcionamiento del proceso (actividades y controles) y del Sistema de Administración de Riesgos – SARO – para establecer cambios en el mismo y consecuencias sobre el perfil de riesgo.

1. PLANES DE ACCIÓN DE MITIGACIÓN DE RIESGOS

Las Plan de acción de los riesgos y de las fallas deben considerarse cómo es percibido el riesgo o falla por las partes afectadas y las formas más apropiadas de comunicárselo a dichas partes.  La preparación de los planes de acción debe definirse dependiendo de la calificación resultante del Riesgo Residual al que se asocia la falla a evaluar con los siguientes parámetros:

Metodológicamente deberán ser consignadas en la hoja de cálculo [PLAN_DE_ACCIÓN], en donde se debe tener en cuenta:

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