Implantación De Un Sistema Informático De Costos

Implantación de un sistema informático de costos

Objetivo.

Analizar las consideraciones de la implementación de un sistema de costos industriales, como la aplicación desde un punto de vista informático

Introducción.

Toda empresa tiene como objetivos el crecimiento, la supervivencia, y la obtención de utilidades; para el alcance de éstos los directivos deben realizar una distribución adecuada de recursos (financieros y humanos) basados en buena medida en información de costos; de hecho son frecuentes los análisis de costos realizados para la adopción de decisiones (eliminar líneas de productos, hacer o comprar, procesar adicionalmente, sustitución de materia prima, localización, aceptar o rechazar pedidos, diseño de productos y procesos), para la planeación y el control. Antiguamente, los sistemas de costeo se limitaban a acumular datos para costear los productos elaborados, e incorporarlos en informes de la contabilidad financiera (Balance General y Estado de Resultados); sin embargo el desarrollo de las industrias, dado los adelantos tecnológicos introducidos por la globalización y la competitividad, han hecho que las operaciones fabriles y las líneas de productos se tornen más complejas. En las empresas manufactureras grandes sumas de dinero son desembolsadas por concepto de mano de obra, electricidad, materias primas, combustibles y otros, para realizar actividades de producir, vender y administrar, y se manejan diversos inventarios, (materias primas, suministros, repuestos, productos y otros), todo con el fin de fabricar productos destinados a la venta o la prestación de algún servicio. También se manejan miles de requisiciones, comprobantes, facturas y otros documentos que constatan las múltiples transacciones, siendo necesario mantener cierto orden para que la información resultante sea oportuna, verificable, objetiva, libre de prejuicios, relevante y económicamente factible de lograr.

Desarrollo:

Organización o reorganización del sistema.

Partiendo de que la materia prima pasa de un proceso productivo a otro, hasta convertirse en producto terminado, el sistema de costeo debe clasificar, registrar y agrupar las erogaciones, de tal forma que le permita a la dirección conocer el costo unitario de cada proceso, producto, actividad y cualquier objeto de costos, puesto que la cifra del costo total suministra poca utilidad, al variar de un período a otro el volumen de producción. Esto sólo se puede alcanzar mediante el diseño de un sistema de costeo adecuado. Los sistemas de costeo son subsistemas de la contabilidad general los cuales manipulan los detalles referentes al costo total de fabricación. La manipulación incluye, clasificación, acumulación, asignación, y control de datos, para lo cual se requiere un conjunto de normas contables, técnicas y procedimientos de acumulación de datos tendentes a determinar el costo unitario del producto.

Para asegurar una buena coordinación entre el sistema de costos y el departamento de contabilidad, debe estudiarse minuciosamente el sistema existente (en caso de que exista), tanto en lo que respecta al personal como a los registros. Para estudiar el sistema de contabilidad vigente, debe darse los siguientes pasos:

a) Listar los registros contables en uso.

b) Obtener el plan de cuenta que está empleando la empresa.

c) Obtener los formularios que están siendo utilizados.

d) Estudiar el sistema de costos vigente.

e) Obtener los estados financieros en uso.

f) Estudiar el Manual de organización y funciones.

g) Informarse sobre equipos y el software contable.

h) Revisar las planillas electrónicas.

i) Rutas de las órdenes de producción.

Planeación.

A fin de delimitar el esfuerzo necesario para planificar los Sistemas de Información es conveniente empezar por definir que debe incluir un Plan de Sistemas y Tecnologías de Información (TI/SI):

a) Una lista de proyectos a desarrollar en los próximos 3 a 5 años

b) Análisis de la TI/SI con un enfoque de negocio.

c) Prioridad de cada proyecto.

d) El detalle de los proyectos a desarrollar el primer año, con la finalidad de incluir en el presupuesto anual los recursos necesarios requeridos.

e) Mecanismos de evaluación que permitan el seguimiento del plan, tales como un calendario y un presupuesto detallado.

f) Un listado de las actividades de la empresa donde la TI puede utilizarse como herramienta de soporte para aumentar su eficacia y eficiencia.

La responsabilidad de desarrollar el plan de TI/SI recae fundamentalmente en la dirección de la empresa con la participación de un responsable de cada área funcional y del departamento técnico, con la finalidad de que este integrado por un equipo que represente a todas las áreas de la empresa.

Una vez se hayan tomado debidamente en consideración los objetivos a largo plazo de la organización, pueden desarrollarse las metas a corto plazo que permitan alcanzar esos objetivos, siendo interpretadas por el equipo

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