Instructivo de procedimiento para “CORMETUR” y flujograma

Responsables

Acciones

1)

Recepción

Recibe una solicitud para la compra de un paquete turístico, inmediatamente hace un documento registrando una copia y el original se envía al encargado de las ventas.

2)

Encargado de ventas

Recibe el archivo y confirma si el paquete solicitado está disponible lo firma y lo entrega a secretaria de recepción en caso de que el paquete no esté disponible lo sella como rechazado y envía a recepción

3)

Secretaria de recepción

Recibe el documento y realiza una copia (solicitud del paquete turístico) PT -1 se entrega al encargado de ventas, y guarda de forma temporal el documento.

  2)

Encargado de ventas

Recibe el documento (PT – 1), Lo firma y regresa a la secretaria de recepción.

3)

Secretaria de recepción

Guarda la copia del documento (PT – 1) junto al registro original y el original lo envía a la oficina de secretaria de registro de documentos.

4)

Secretaria de registro de documentos

Asienta los datos, precios y formas de pago en el documento (PT – 1) en la primera columna del libro de entrada de registro y se entrega la solicitud del paquete turístico al jefe de registro de documentos.

5)

Jefe de registro de documentos

Sella el documento (PT – 1) autoriza la entrega del documento y lo devuelve a la secretaria de registro de documentos.

4)

Secretaria de registro de documentos

Recibe el documento (PT -1) y se envía a la sección auxiliar de registro

6)

Auxiliar de registro de documentos

Deja el documento (PT – 1)  en espera cuando se le indique busca el código lo identifica lo anota y entrega al registrador.

7)

Registrador

Busca el documento en archivo lo extrae y en su lugar deja el formato (PT -1) entrega el documento a secretaria de registro de documentos.

4)

Secretaria de registro de documentos

Prepara un formato (NPT -1) Nota de paquete turístico sacando copia de documento y envía el original a la secretaria de recepción

1)

Recepción

Guarda el documento NPT – 1 y entrega el paquete turístico al cliente

Debilidad

Recomendaciones

1. Hay dos documentos para una misma información.

• Eliminar la solicitud y que la recepcionista llene de forma directa el documento (PT -1).

1. El documento pasa por muchos departamentos para la realización de una sola autorización

• Dejar que el encargado de ventas de paquete turístico sea el que tome la autorización y eliminar la participación del jefe de registro.

1. No se debe enviar el documento original tantas veces a secretaria de recepción

• Facilitar las copias y guardar el documento original

1. Hay actividades sencillas distribuidas en 2 personas ( la secretaria de registro y auxiliar de archivo

• Eliminar la participación del auxiliar de registro y que las actividades las realice directamente el registrador de documentos

1.  No debe reenviarse tantas veces el documento entre el jefe de registro documentos, y la secretaria de registro

• Eliminar la participación de ambos y que la secretaria de recepción saque las copias necesarias y archive el documento de manera segura.

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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO

[pic 2]

OBSERVACIONES:

1. No reenviar innecesariamente el documento.
2. Asignar a recepción en el proceso de llenado de datos del documento y entrega del mismo.
3. Si el documento es aceptado, que la misma secretaria de recepción debe hacer las copias necesarias para evitar tanto traspaso de la solicitud del documento.
4. Si la secretaria de recepción es competente, no es necesario tantas personas involucradas.
5. La secretaria de recepción deberá realizar las copias necesarias de los documentos y guardarlos ella misma.

OBJETIVO

• Determinar las actividades que se realizan dentro de las oficinas de “CORMETUR” para el logro de los objetivos de dicha empresa, para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren implementar, modificar o desechar tomando como análisis de las actividades de los puestos para la consecución de objetivos anteriormente se mencionó.

ALCANCE

• El presente manual instructivo se diseñó para ser aplicado en las oficinas de la empresa “CORMETUR” dedicada al servicio turístico en el estado Mérida, aplica a los procesos y pasos al momento de solicitar información o compra de algún paquete turístico. El compromiso de COMERTUR es dar a conocer los lugares turísticos, patrimonios y belleza de nuestro estado a nivel nacional.  

Fecha:

06 de octubre 2015

Rosa Méndez

María Pérez

Rony Rangel

Anyely salas

Revisado por:

Lcda., Andreina Uzcátegui

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INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO

[pic 4]

1)

Recepción

Recibe una solicitud para la compra de un paquete turístico, elabora el documento (PT – 1) lo llena saca copia envía el original  y copia al encargado de ventas de paquetes.

2)

Encargado de ventas

Recibe original y copia del documento (PT – 1) verifica que esté disponible si lo está lo firma y entrega al registrador, en caso de que no esté disponible lo sella como denegado y regresa a recepción.

3)

Registrador de documentos

Recibe documento original y copia de (PT – 1) anota los datos en el libro de entrada, sella ambos y envía a secretaria de recepción.

4)

Secretaria de recepción

Recibe documento (PT - 1) original y copia realiza nuevo documento  llamado (NPT – 1) nota de paquete turístico, busca el código del (PT – 1), los adjunta guarda el original permanentemente y envía copia a recepción.

1)

recepción

Recibe copia del documento (PT- 1) y procede a la entrega al cliente.

Fecha:

06 de octubre 2015

Rosa Méndez

María Pérez

Rony Rangel

Anyely salas

Revisado por:

Lcda., Andreina Uzcátegui